VAUNT eSign: cum trimiți documente la semnat electronic și urmărești semnăturile

Creezi șabloane de semnătură din PDF-urile tale, trimiți documentul la semnat pe email și urmărești fiecare semnătură: statusuri în timp real, remindere automate, fișierul semnat și certificatul de audit. Modul plătit, activat de echipa VAUNT.

VAUNT eSign este modulul de semnătură electronică din VAUNT: creezi șabloane de semnătură pe baza documentelor tale PDF, le trimiți clienților la semnat pe email și urmărești fiecare semnătură până la final. Semnatarul deschide un link și semnează de pe orice dispozitiv, fără să aibă cont în VAUNT.

Atenție: VAUNT eSign este un modul plătit. Activarea se face de echipa VAUNT — îi scrii managerului tău de cont, iar prețul îl primești la cerere. Până la activare, filele eSign nu apar în aplicație.

Unde găsești eSign

În secțiunea Documente ai două file dedicate: VAUNT ESIGN — lista documentelor trimise la semnat — și ȘABLOANE VAUNT ESIGN — șabloanele pe care le refolosești la fiecare trimitere. Fila CONTRACTE din aceeași secțiune este altceva: acolo generezi documente din șabloanele de contract (vezi articolul „Cum creezi șabloane de documente, email și SMS în secțiunea Documente?”).

Secțiunea Documente cere permisiunea de documente: managerii o au implicit, agenții interni doar dacă le-a fost bifată. Un agent intern fără această permisiune nu vede secțiunea și nu poate trimite documente la semnat — roagă un manager să îi bifeze permisiunea de documente pe profilul lui.

Poți ajunge la eSign și de pe fișa unui lead sau client: fila VAUNT ESIGN de pe profil (cea care înlocuiește fila CONTRACTE pe conturile cu modul) îți arată toate documentele trimise la semnat pentru acea persoană, iar din meniul ACȚIUNI al profilului ai direct Trimite spre semnare, fără să mai treci prin secțiunea Documente. Ambele cer aceeași permisiune de documente.

Cum creezi un șablon de semnătură

Intră pe ȘABLOANE VAUNT ESIGN, apasă Șablon nou și dă-i un nume.
Se deschide editorul de șabloane: încarci PDF-ul documentului, tragi pe pagină câmpurile de completat (semnătură, text, dată etc.) și definești părțile semnatare — de exemplu „Client” și „Agenție”.
Salvează. Un șablon poate fi trimis abia după ce este finalizat în editor și are cel puțin un câmp de completat — dacă lipsesc, aplicația îți spune la trimitere.

Fila ȘABLOANE VAUNT ESIGN: lista șabloanelor cu coloanele ID, Nume și Creat la — în exemplu, șablonul „Contract de vanzare/cumparare” — și butonul ȘABLON NOU în dreapta sus.

Editorul de șabloane pentru „Contract de vanzare/cumparare”: în stânga PDF-ul încărcat și butonul ADAUGĂ DOCUMENT, în centru documentul cu câmpurile roz așezate pe pagină, în dreapta partea semnatară „Prima parte” și paleta de câmpuri: Text, Semnătură, Inițiale, Dată, Casetă de bifare, Ștampilă și altele.

Cum trimiți un document la semnat

Din fila VAUNT ESIGN apasă Trimite spre semnare.
Pasul 1 — Selectează șablonul: alegi documentul de trimis.
Pasul 2 — Atribuie părțile: fiecărei părți semnatare îi atribui un client sau un agent, cu Atribuie semnatar; dacă persoana nu există încă în VAUNT, o creezi pe loc cu Creează client nou.
Fiecare parte semnatară trebuie să aibă adresă de email — fără email, persoana nu poate fi invitată la semnare.

La documentele cu mai mulți semnatari, ordinea în care ai așezat părțile este ordinea în care se semnează.

Asistentul „Trimite spre semnare”, la pasul „Atribuie părțile”: cardul „Prima parte” fără semnatar atribuit, butonul galben Atribuie semnatar deschis cu opțiunile Client și Agent, iar jos butoanele ANULEAZĂ, ÎNAPOI și TRIMITE SPRE SEMNARE.

Ce vede semnatarul

Fiecare semnatar primește un email cu subiectul „Cerere de semnătură: numele documentului” și butonul VERIFICĂ ȘI SEMNEAZĂ. Butonul deschide pagina de semnare: publică, fără cont și fără parolă, cu numele și sigla agenției tale. Semnatarul completează câmpurile și semnează — sau apasă Refuză, cu un dialog de confirmare care îl avertizează că refuzul este definitiv.

Nu trebuie să alergi după semnături: cine nu a semnat primește automat un email de reamintire la 3 zile și încă unul la 7 zile după trimitere.

Statusuri și urmărire

Documentul trece prin statusurile Trimis → Vizualizat → Semnat; poate ajunge și pe Refuzat sau Anulat.

Pagina documentului se actualizează în timp real, iar jurnalul de activitate de pe ea păstrează istoricul complet, pentru fiecare semnatar în parte: Email livrat, Email deschis, Pagină de semnare deschisă, Semnat ș.a.m.d.
Retrimite trimite din nou invitațiile către cei care nu au semnat încă — același link, nu o cerere nouă.
Anulează oprește un document aflat în curs: linkurile de semnare devin invalide pe loc.
Un document deja semnat nu mai poate fi nici anulat, nici șters — este dovada semnării.

Pagina unui document finalizat, cu statusul verde Semnat: detaliile Semnatari, Șablon, Trimis și Finalizat, butoanele FIȘIER SEMNAT și CERTIFICAT DE AUDIT, iar în dreapta jurnalul de activitate cu evenimentele Trimis, Email livrat, Email deschis, Pagină de semnare deschisă și Vizualizat, fiecare cu oră, browser și adresă IP.

După ce toată lumea a semnat

Documentul trece pe Semnat, iar pe pagina lui apar butoanele Fișier semnat și Certificat de audit.
Fiecare semnatar și agentul care a trimis documentul primesc pe email PDF-ul semnat.
Pentru automatizări ai declanșatorul „client/lead a semnat un document”: pornește automatizarea o dată pentru fiecare client semnatar, după ce documentul a fost semnat complet. Declanșatorul apare în listă doar cu modulul eSign activ — vezi ghidul automatizărilor.

Ce valoare legală are documentul semnat

La final nu primești o simplă poză a semnăturii. PDF-ul rezultat este un document semnat digital, sigilat criptografic prin furnizorul nostru de semnături electronice, DocuSeal: orice modificare ulterioară a fișierului poate fi detectată, iar certificatul de audit emis de DocuSeal documentează pentru fiecare semnatar cine, când și de unde a semnat — email, adresă IP și dispozitiv. Evenimentele legate de email (livrat, deschis, respins) sunt urmărite separat de VAUNT și le vezi în jurnalul de activitate al documentului.

Semnăturile sunt aliniate cu legislația din Uniunea Europeană (regulamentul eIDAS) și din Statele Unite (ESIGN Act și UETA) — vezi pagina de conformitate DocuSeal.

Ca nivel eIDAS, VAUNT eSign folosește semnătura electronică simplă (SES) — nivelul standard, gândit pentru acordurile uzuale de zi cu zi — întărită de jurnalul complet de activitate și de certificatul de audit al fiecărui document. Nivelurile avansat (AES) și calificat (QES) nu sunt incluse în acest moment.

Întrebări frecvente

Nu văd filele VAUNT eSign în Documente. De ce?

Dacă vezi secțiunea Documente, dar lipsesc doar filele de eSign, modulul VAUNT eSign nu este activ pe contul agenției — scrie-i managerului tău de cont. Dacă nu vezi deloc secțiunea, îți lipsește permisiunea de documente.

Clientul nu are adresă de email. Îl pot invita la semnat?

Nu. Fiecare parte semnatară trebuie să aibă o adresă de email — completeaz-o pe profilul clientului înainte de trimitere.

Clientul a refuzat din greșeală. Pot anula refuzul?

Nu, refuzul este definitiv pentru acel document. Trimiți documentul din nou — o trimitere nouă, cu link nou — iar clientul semnează acolo.

Pot corecta un document după ce l-am trimis?

Documentul trimis nu se mai poate edita. Apeși Anulează (linkurile de semnare devin invalide), corectezi șablonul și trimiți din nou.

Semnatarul spune că nu a primit emailul. Ce verific?

Deschide documentul și uită-te în jurnalul de activitate: vezi dacă emailul a fost livrat sau respins. Roagă-l să caute în Spam după „Cerere de semnătură”, apoi folosește Retrimite. Dacă adresa de email era greșită, anulează documentul, corecteaz-o pe profilul clientului și trimite din nou.

Cât costă VAUNT eSign?

Prețul este la cerere — solicită oferta managerului tău de cont, care îți activează și modulul.