Round Robin este un modul opțional VAUNT care distribuie automat lead-urile nou intrate către agenții tăi, pe rând, într-o rotație echilibrată. Este un serviciu extra, contra cost — 30 EUR + TVA / lună / cont — activat și configurat de echipa VAUNT la cerere. Fără el, lead-urile care sosesc fără un agent stabilit (de exemplu din formularul site-ului) rămân neasignate.
Ce este Round Robin și cum funcționează?
Când un lead nou intră în VAUNT fără un agent deja stabilit, sistemul îl alocă automat următorului agent din rotație: primul lead merge la primul agent din listă, următorul la al doilea și tot așa, apoi rotația o ia de la capăt.
Reguli importante:
- Se distribuie doar lead-urile care intră fără agent. Dacă sursa trimite deja un agent (de exemplu agent_id prin API sau Zapier), acel agent are prioritate.
- Lead-urile duplicate nu se redistribuie. Dacă persoana există deja în baza ta de date, solicitarea nouă ajunge la lead-ul existent, care își păstrează agentul inițial.
- Agentul află imediat. La alocare primește o notificare de lead nou (setarea Notificare alocare lead din profilul lui trebuie să fie activă).
- Totul rămâne în istoric. Alocarea automată se înregistrează în ISTORIC ACȚIUNI pe profilul lead-ului.
Poți verifica unde a ajuns rotația: în Configurări → tab-ul DETALII COMPANIE, secțiunea Setări Clienți/Lead-uri, lângă Listă agenți auto-asignare apare mențiunea - Ultimul agent auto asignat.
Cum activezi Round Robin?
- Scrie echipei de suport VAUNT că vrei distribuirea automată a lead-urilor și trimite lista utilizatorilor care trebuie să le primească.
- Echipa VAUNT activează modulul pe contul tău — 30 EUR + TVA / lună / cont
- Verifică rotația în Configurări → DETALII COMPANIE → Setări Clienți/Lead-uri → Listă agenți auto-asignare și urmărește primele lead-uri intrate.
Cine este în rotație și cum schimbi lista
Rotația conține doar agenții aleși de tine — de regulă agenții de vânzări, nu managerii. Un agent iese automat din rotație dacă este dezactivat sau pus pe Suspendare temporară (util pentru concedii)
Lista o modifici singur din Configurări → DETALII COMPANIE → Setări Clienți/Lead-uri → Listă agenți auto-asignare: bifezi sau debifezi agenții și apeși SALVEAZĂ. Câmpul apare doar pe conturile cu modulul Round Robin activ. Dacă nu ai acces la Configurări, scrie-ne pe suport cu numele celor de adăugat sau de scos și facem noi ajustarea.
Ce faci fără Round Robin: alternative de asignare
Dacă nu folosești modulul, ai câteva variante pentru ca lead-urile să nu rămână neasignate:
- Sursa trimite agentul. Dacă lead-urile vin prin API sau Zapier, formularul poate trimite agent_id în payload, iar lead-ul ajunge direct la agentul respectiv (vezi articolul despre integrarea website / API / Zapier).
- Preluare manuală din lista de neasignate. Lead-urile fără agent apar în Portofoliu lead-uri, tab-ul NEASIGNATE. Agenții cărora le-ai acordat ambele permisiuni — Asignare agent al clienților neasignați și Acces la toți clienții / lead-urile — le pot prelua singuri; fără a doua permisiune tab-ul NEASIGNATE nu apare.
- Asignare în masă. Un manager poate selecta mai multe lead-uri din listă și folosi acțiunea Asignează agent principal.
Nu există reguli native de rutare per campanie („tot ce vine din campania X merge la agentul Y") — pentru astfel de scenarii folosește Zapier cu agent_id.
Întrebări frecvente
Ce trebuie să facem ca lead-urile care intră să fie atribuite aleatoriu, automat, către agenți?
Activează modulul Round Robin: scrie echipei de suport lista agenților care trebuie să primească lead-uri, iar echipa VAUNT îl configurează. Este un serviciu extra, 30 EUR + TVA / lună / cont
De ce lead-urile din formularul site-ului nu se asignează automat către un agent?
Formularul nu trimite un agent, deci lead-urile intră neasignate. Fie activezi Round Robin, fie configurezi formularul (prin API/Zapier) să trimită agent_id în payload.
Cum schimb cine este în rotație — vreau să adaug un coleg și să scot pe altcineva?
Îi modifici singur din Configurări → DETALII COMPANIE → Listă agenți auto-asignare: de acolo adaugi sau scoți agenți din rotație. Dacă nu ai acces la Configurări, scrie-ne pe suport cu numele celor de adăugat/scos.
Sunt manager și îmi intră mie lead-urile. De ce?
Cel mai probabil ești inclus în rotație sau lead-urile vin pe o sursă care te asignează direct. Verifică în Configurări → DETALII COMPANIE → Listă agenți auto-asignare și elimină-te din listă. Dacă lead-urile continuă să vină, scrie-ne pe suport și verificăm alocarea.
Pot direcționa lead-urile dintr-o anumită campanie către un anumit agent?
Nu există o regulă nativă per campanie. Soluția este Zapier cu credențialele API ale contului tău (din Configurări → CANALE PROMOVARE → VAUNT API), trimițând agent_id pentru lead-urile din acea campanie.
Cum văd lead-urile neasignate și cum le pot prelua agenții?
În Portofoliu lead-uri, tab-ul NEASIGNATE. Tab-ul apare doar dacă agentul are permisiunea Acces la toți clienții / lead-urile, iar ca să își asigneze singur lead-urile îi trebuie și Asignare agent al clienților neasignați. Ambele se acordă din Echipă → profilul agentului → tab-ul PERMISIUNI.
Un agent pleacă în concediu — pot să-l scot temporar din rotație?
Da. Poți folosi Suspendare temporară de pe profilul lui din Echipă sau ne scrii pe suport să-l scoatem din rotație pe perioada respectivă.
Un client existent a trimis o solicitare nouă. Se schimbă agentul?
Nu. Solicitarea ajunge pe lead-ul existent, care își păstrează agentul și stadiul. Rotația se aplică numai lead-urilor noi.
Cum aflu cine a alocat un lead și când?
Deschide profilul lead-ului, tab-ul ISTORIC ACȚIUNI — acolo apare fiecare alocare, manuală sau automată, cu data și ora.
Un agent nu mai lucrează la noi. Cum îi mut toate lead-urile către alt coleg?
Selectează lead-urile lui în Portofoliu lead-uri și folosește acțiunea în masă Asignează agent principal, sau scrie-ne pe suport pentru un transfer complet. La dezactivarea contului, VAUNT îți cere oricum să alegi agentul care preia clienții și proprietățile lui.