Atenție! Pentru serviciul de newsletter, parte din VAUNT Engage, ai nevoie de credite de email. Contul tău are credite gratuite incluse lunar, iar peste acestea poți achiziționa pachete prin account managerul tău. Detalii: „Creditele de marketing (email & SMS)".

Poți urmări și scurtul video realizat de colega noastră Andreea:

Ce arată videoul (2:39): Din Documente, șabloane email, pornești fie de la template-ul gata făcut (logo, texte, linkuri, pe care le poți șterge sau înlocui), fie creezi unul nou cu tipul de template setat pe Campanie. Trimiterea se face din selecția multiplă de lead-uri, cu previzualizarea șablonului înainte de trimitere. Atenție: videoul este mai vechi și arată și lipirea codului sursă dintr-un șablon făcut în alt tool — acest lucru nu mai este suportat, șablonul trebuie recreat în editorul VAUNT.

Pe scurt

Un newsletter în VAUNT se face în doi pași: 

(1) creezi un șablon de email cu tipul Campanie/Newsletter în Documente → Șabloane email; 

(2) mergi în Portofoliu lead-uri sau Portofoliu clienți, selectezi destinatarii și alegi Creează o campanie de email. Campania consumă 1 credit pentru fiecare destinatar și mail-ul este în numele agentului care trimite.

Pasul 1: creează șablonul de tip Campanie/Newsletter

Mergi la Documente → Șabloane email → butonul CREEAZĂ ȘABLON EMAIL. În dialogul Creează șablon email completezi Nume, alegi la Tip template opțiunea Campanie/Newsletter și scrii Subiect-ul. Completează subiectul aici: este obligatoriu la trimitere, iar din șablon se completează automat. Apoi construiești conținutul în editor: text, imagini, logo, butoane și câmpuri dinamice (numele clientului, datele agentului).

Atenție: tipul șablonului decide dacă apare sau nu la campanii

Câmpul Tip template are trei opțiuni și fiecare are alt rol:

• Campanie/Newsletter — se folosește la campaniile de email marketing; doar șabloanele de acest tip apar când creezi o campanie.
• Automatizare — se folosește la pașii de email din automatizări.
• Simplu — se folosește la emailurile individuale trimise de agent către un lead/client.

Aceasta este cea mai frecventă cauză pentru „mi-am făcut șablonul, dar nu apare la campanii". Dacă la crearea campaniei nu-ți găsești șablonul, aproape sigur a fost salvat cu alt tip: verifică coloana Tip template din Documente → Șabloane email. Dacă tipul e greșit, creează șablonul din nou cu tipul Campanie/Newsletter (poți copia conținutul).

Trimiterea propriu-zisă nu se face din șablon, ci din lista de contacte (Pasul 4).

Cum aduci un design făcut în Canva sau alt tool

Editorul VAUNT nu acceptă embed-uri (Canva) și nu poate prelua cod HTML dintr-un alt tool (de exemplu un șablon Mailchimp) — acestea trebuie recreate în VAUNT. Soluția practică pentru un design deja făcut:

1. Exportă designul ca imagine — JPG sau PNG (recomandăm PNG). În emailuri sunt acceptate doar JPG și PNG — este o limitare a clienților de email, nu a VAUNT. Alte formate (de exemplu WEBP) nu sunt suportate, iar șablonul nu se va salva. Imaginea este redimensionată automat la maximum 1024 px lățime și recomprimată, deci exportă designul la exact 1024 px lățime ca să arate clar — un export mai mare nu adaugă calitate, doar se micșorează. Dacă designul e lung, taie-l în mai multe imagini puse una sub alta.
2. Inserează imaginile în șablon și pune link-ul pe fiecare imagine — clientul dă click oriunde pe design și ajunge pe pagina ta. Fără link pe imagine, designul este doar o poză.

Atașamentele PDF nu sunt o soluție de încredere pentru newsletter — pune conținutul ca imagine și un link către PDF-ul găzduit online.

Atenție! Verifică mereu cum va arăta un șablon de email trimițând un test cu butonul trimite email test. Un test nu consumă credite.

Pasul 2: verifică de pe ce adresă pleacă emailul

Campania pleacă în numele agentului care o trimite, nu în numele agentului principal al lead-ului. Asigură-te că adresele de email ale agenților sunt conectate.

Dacă domeniul companiei tale nu este autentificat, emailurile pleacă de la [email protected], cu numele agenției ca expeditor — răspunsurile clienților ajung tot la agent, deci nu pierzi conversații. Ca ele să plece de pe adresa companiei (de exemplu [email protected]), administratorul domeniului trebuie să adauge înregistrările DKIM și SPF (și DMARC) pe DNS.

Statusul domeniului (DKIM, SPF, DMARC) și înregistrările DNS de adăugat le găsești în Configurări → CANALE PROMOVARE → cardul Email; statusul adresei de expeditor a fiecărui agent îl vezi pe profilul lui: Echipă → agent → tab-ul INTEGRĂRI & PROMO → secțiunea Email expeditor agent. Pașii compleți: „Cum trimiți emailuri de pe domeniul companiei (DKIM, SPF, DMARC)".

Pasul 3: creditele necesare

• 1 credit = 1 email către 1 contact. O campanie către 800 de contacte consumă 800 de credite.
• Fiecare firmă are 500 de credite gratuite pe lună, care expiră la sfârșitul lunii — nu se cumulează. Dacă baza ta e mai mare, contactează managerul tău de cont pentru a cumpăra mai multe credite. Recomandat este să ai o subscripție la un număr de credite lunar și să trimiți mail-uri periodic. Acest aspect îți salvează costuri pe termen lung și te ajută să ții aproape toată baza de contacte prin newslettere periodice.
• Creditele achiziționate one time nu expiră, însă cele prin subscription se reînnoiesc în fiecare lună și nu se cumulează. Emailurile trimise prin automatizări nu consumă credite.
• Soldul: Configurări → CANALE PROMOVARE → Email → Credite Email rămase. Achiziția se face prin account managerul tău sau echipa de suport, nu direct din aplicație.

Detalii, prețuri și reguli complete: „Creditele de marketing (email & SMS)".

Pasul 4: selectează audiența și trimite campania

1. Mergi la Contacte → Portofoliu lead-uri sau Portofoliu clienți, în funcție de audiența ta.
2. Filtrează audiența (Sursă, Stadiu, Tag-uri, Campanie, Interesat de proiect etc.) și selectează destinatarii. Poți trimite și către întreaga bază: Selectează → toate.
3. Din meniul de acțiuni în masă (butonul rotund din colț) alege Creează o campanie de email.
4. Dă un nume campaniei, alege șablonul de tip Campanie/Newsletter, verifică mesajul și trimite.

Cum testezi campania (și de ce testul arată altfel)

Butonul de test din șablon îți arată doar aspectul emailului. În emailul de test, în mod intenționat nu sunt completate câmpurile dinamice (numele clientului, telefonul agentului — testul nu are un client asociat), iar blocul de dezabonare apare, dar link-ul lui nu este funcțional. Dacă în test vezi câmpurile necompletate sau link-ul de dezabonare nefuncțional, nu este o defecțiune.

Testul corect: adaugă-te ca lead cu adresa ta de email și trimite-ți o campanie reală în care ești singurul destinatar. Așa vezi exact ce primește clientul, cu tot cu personalizare și dezabonare. Costul: 1 credit.

Blocul de dezabonare nu face parte din șablon: VAUNT îl adaugă automat la finalul fiecărei campanii trimise, așa că nu trebuie (și nici nu poate fi) editat sau regenerat din editor.

Dezabonări: excludere automată și reabonare

• Contactele care se dezabonează rămân în baza ta de date, dar sunt excluse automat din campaniile viitoare — nu trebuie să le filtrezi manual, chiar dacă intră în selecția pe care o trimiți.
• Statusul de marketing al unui contact se vede pe profilul lead-ului, secțiunea GDPR Marketing (Acord client), unde ai și butoanele DEZABONARE EMAIL / DEZABONARE SMS.
• Dacă un client s-a dezabonat din greșeală și vrea să revină, trimite-i o cerere de acord de pe profilul lui (GDPR Marketing → CERERE ACORD GDPR MARKETING). Dacă nu reușești, scrie-ne și o să te ajutăm cu reabonarea.

Adrese care nu primesc emailuri (bounce)

Dacă trimiterile către anumite adrese eșuează constant, cel mai probabil adresele au istoric de bounce și au fost marcate ca invalide de furnizorul de trimitere. Acele adrese sunt suprimate și nu pot fi forțate să primească emailuri — nici din VAUNT, nici de către echipa de suport. Ce poți face: verifică dacă adresele sunt scrise corect și cere clientului o adresă alternativă, pe care o corectezi pe profil.

Cum citești raportul campaniei

Mergi la Analitice → Campanii Marketing → tab-ul EMAIL și dă click pe campania ta: vezi câte emailuri au fost trimise, câte au fost deschise și câte tranzacții, vizionări sau rețineri au avut loc după campanie. Câteva reguli importante ca să interpretezi corect cifrele:

• Contoarele de tranzacții/vizionări nu demonstrează cauzalitatea. Raportul numără orice tranzacție sau vizionare a destinatarilor după data trimiterii, indiferent dacă a fost sau nu generată de newsletter — de aceea poți avea 2 tranzacții și 4 vizionări la doar 1–2 deschideri. Ca să vezi influența reală, deschide profilul lead-ului → ISTORIC ACȚIUNI și verifică dacă a deschis newsletterul.
• Sursa lead-ului rămâne întotdeauna prima sursă înregistrată — un lead venit inițial de pe Facebook rămâne „facebook" chiar dacă ulterior a cumpărat după un newsletter.
• Click-urile multiple în aceeași secundă sunt scanere antivirus corporate, nu oameni — așa se explică un contact cu bounce care „a dat 4 click-uri".
• Urmărirea click-urilor este globală, nu pe link. Dacă ai mai multe proiecte cu link-uri diferite în același email și vrei să știi ce a ales fiecare, folosește link-uri cu urmărire externă (UTM sau link-uri scurtate cu statistici proprii).

Întrebări frecvente

Am făcut un șablon de email, dar nu îmi apare la campanii după ce selectez lead-urile. De ce?

Șablonul nu a fost salvat cu tipul Campanie/Newsletter. Verifică coloana Tip template în Documente → Șabloane email și recreează-l cu tipul corect (sau cere-ne să îl convertim).

Am creat mailul de tip campanie, dar am doar un buton „trimite test". Cum îl trimit?

Din șablon nu se trimite campania. Mergi în Portofoliu lead-uri / Portofoliu clienți, selectează destinatarii și alege Creează o campanie de email.

Pot trimite un email către toți clienții pe care îi am în baza de date?

Da — filtrează lista, folosește Selectează → toate și creează campania. Ai nevoie de credite pentru fiecare destinatar.

Există o limită de trimiteri pe agent?

Limita practică o dau creditele disponibile, nu numărul de agenți. Mesajele de tip „too many messages" la emailurile individuale vin de la furnizorul tău de email, nu de la VAUNT.

În emailul de test nu funcționează numele clientului și telefonul agentului. E o eroare?

Nu. Testele nu populează câmpurile dinamice (nu există un client asociat). Adaugă-te ca lead și trimite-ți campania reală ca să vezi rezultatul final.

În emailul de test link-ul de dezabonare nu este funcțional. De ce?

Link-ul de dezabonare se generează doar la trimiterea reală a campaniei. În teste apare, dar nu funcționează.

Cum pun în VAUNT un newsletter făcut în Canva? E nevoie de alt format?

Exportă designul ca JPG/PNG (recomandat PNG), inserează-l ca imagine în șablon și pune link-ul pe fiecare imagine. Embed-urile Canva nu funcționează.

Pot refolosi un șablon din Mailchimp?

Nu — codul HTML din Mailchimp nu este compatibil; șablonul trebuie recreat în editorul VAUNT (sau importat ca imagine, conform metodei de mai sus).

De ce pleacă emailurile de la [email protected] și nu de pe adresa noastră?

Pentru că domeniul companiei nu are încă DKIM/SPF configurate. Până atunci trimiterea se face în numele agenției, iar răspunsurile ajung la agent. Vezi „Cum trimiți emailuri de pe domeniul companiei (DKIM, SPF, DMARC)".

Unde verific dacă domeniul nostru e conectat? Nu găsesc secțiunea „Pagini website".

Secțiunea „Pagini website" se numește acum Configurări (doar managerii cu permisiune o văd). Statusul domeniului (DKIM, SPF, DMARC) și înregistrările DNS de adăugat le găsești tot acolo, în Configurări → CANALE PROMOVARE → cardul Email; statusul adresei de expeditor a fiecărui agent îl vezi pe profilul lui: Echipă → agent → INTEGRĂRI & PROMO → Email expeditor agent.

De unde știu câte credite avem și dacă se cumulează?

Configurări → CANALE PROMOVARE → cardul Email → Credite Email rămase. Creditele gratuite lunare nu se cumulează (expiră la sfârșitul lunii); pachetele achiziționate nu expiră.

În raportul newsletterului apar 2 tranzacții și 4 vizionări, dar la deschideri am doar 1–2 contacte. De ce nu corespund?

Raportul numără orice tranzacție/vizionare a destinatarilor după data trimiterii, indiferent dacă a fost cauzată de newsletter. Verifică ISTORIC ACȚIUNI pe lead ca să vezi dacă a deschis efectiv emailul.

De ce apare un lead cu bounce care a dat 4 click-uri?

Click-urile simultane (în aceeași secundă) sunt generate de scanerele antivirus corporate care verifică link-urile automat — nu de client.

Avem mai multe proiecte, fiecare cu link separat. Putem urmări ce a ales fiecare contact?

Nu — urmărirea click-urilor este globală, nu pe link. Folosește link-uri cu urmărire externă (UTM sau link-uri scurtate cu statistici).

Cei care se dezabonează rămân în baza de date — vor fi excluși automat de la campaniile viitoare?

Da, sunt excluși automat, chiar dacă rămân vizibili în listă și intră în selecția ta.

Un client s-a dezabonat din greșeală. Cum îl reabonăm?

Trimite-i o cerere de acord de pe profilul lui (GDPR Marketing → CERERE ACORD GDPR MARKETING).

Emailurile către lead-uri noi dau eroare — nu pot fi atâtea adrese greșite. Ce se întâmplă?

Adresele cu istoric de bounce sunt marcate invalide de furnizorul de trimitere (Amazon SES) și sunt suprimate — nu pot fi forțate. Verifică scrierea adreselor și cere clientului o adresă alternativă.

Emailul nu se trimite deloc și nu înțeleg de ce.

Cel mai frecvent lipsește subiectul (este obligatoriu) — pune-l în șablon ca să se completeze automat. Dacă tot nu merge, trimite-ne numele campaniei/șablonului.

Am inserat o imagine și șablonul nu se mai salvează. De ce?

Cel mai probabil imaginea nu este JPG sau PNG. Formatele moderne (de exemplu WEBP, cum sunt multe imagini descărcate de pe site-uri) nu sunt acceptate în emailuri; editorul încarcă imaginea și o afișează corect, dar la salvare apare o eroare de formular care nu indică imaginea. Convertește-o în PNG sau JPG și reîncarc-o.