Ce poți importa în VAUNT?

Dacă vii dintr-un alt CRM sau ai baza de lead-uri într-un Excel, o poți încărca în VAUNT printr-un import de fișier. Importul creează lead-uri noi cu datele de contact (nume, telefon, email), sursă, campanie, tag-uri, descriere, stadiu și agentul alocat. Importul este disponibil atât pentru lead-uri, cât și pentru clienți — butonul IMPORT există pe ambele liste.

Pe scurt, fluxul este: pregătești fișierul după șablonul VAUNT → îl încarci din Contacte → Portofoliu lead-uri → butonul IMPORT → verifici rezultatul și faci curățenie cu filtre și acțiuni în masă.

Pasul 1 — Pregătește fișierul de import

Șablonul de import

Echipa VAUNT îți pune la dispoziție un șablon de import (Google Sheets) cu toate coloanele acceptate. Copiază capul de tabel într-un sheet nou și completează datele tale sub el — nu redenumi și nu șterge coloanele. Fișierul conține și exemplu de import pentru a fi mai clar pentru persoana care se ocupă. 

Coloanele principale din șablon: prenume și nume, telefon (+ telefon secundar), email (+ email secundar), sursă, campanie, tag-uri, descriere, stadiu, agent (ID numeric) și data înregistrării. Lista completă și denumirile exacte ale coloanelor sunt în șablon. 

Reguli pentru completarea fișierului: 

Fiecare lead trebuie să aibă un telefon valid sau un email. Rândurile fără telefon valid și fără email sunt raportate ca erori și opresc importul; le poți elimina automat doar activând comutatorul Ignoră clienții cu erori din ecranul de import.

Numerele de telefon internaționale se scriu cu prefixul de țară, de exemplu +447700900772. Numerele cu format greșit sau inexistente sunt respinse de validare.

Mai multe tag-uri într-o singură celulă: da, se pot — separă-le prin virgulă (ex. targ-2026,brasov).

Agentul alocat se trece prin ID-ul lui numeric din VAUNT (ex. 4282). Găsești ID-ul fiecărui membru în Echipă, coloana ID.

Sursa lead-urilor: folosește o sursă existentă din Configurări → DETALII COMPANIE, secțiunea Surse lead-uri / clienți. Atenție să nu completezi sursa în coloana de tag-uri — este una dintre cele mai frecvente greșeli de import, iar corectarea ei cere ștergerea și reimportul lead-urilor (reține: ștergerea este definitivă și elimină tot istoricul lead-urilor — vezi avertismentul de mai jos).

Stadiul lead-urilor: pentru o bază veche, recomandarea echipei VAUNT este să imporți lead-urile în stadiul stand by. Altfel, mii de lead-uri vechi ar ajunge direct în NEGLIJAȚI și ți-ar polua listele de lucru. În coloana de stadiu scrie exact stand_by (cu underscore, nu cu spațiu). Valorile acceptate în coloana de stadiu sunt: lead, contacted_lead, stand_by, showing, negotiation, client, plus stadiile custom definite în Configurări; orice altă valoare face rândul invalid la import. Dacă lași coloana goală, lead-urile intră automat în stadiul lead.

Pasul 2 — Încarcă fișierul în VAUNT

1. Mergi la Contacte → Portofoliu lead-uri.
2. Apasă butonul IMPORT (în partea dreaptă, sus).
3. Încarcă fișierul în format CSV (din Google Sheets: File → Download → CSV). 
4. Verifică erorile raportate: dacă există fie și un singur rând cu probleme (telefon/email invalid, dubluri), importul se oprește complet — nu se importă nimic, nici măcar rândurile corecte. Ai două variante: corectezi în fișier rândurile semnalate și îl reîncarci, sau activezi comutatorul Ignoră clienții cu erori (apare sub lista de erori) și apeși din nou butonul de import — rândurile problematice sunt eliminate, iar restul trece mai departe, la ecranul de previzualizare.
5. Verifică lista de contacte din ecranul Previzualizare import și apasă butonul de confirmare. Până la confirmare, niciun lead nu este salvat în CRM.

Un fișier poate avea maximum 5.000 de rânduri, echivalentul a 5000 de contacte. Pentru baze mai mari, împarte fișierul sau cere ajutorul echipei de suport — echipa VAUNT rulează frecvent importuri de zeci de mii de lead-uri.

Ce se întâmplă cu dublurile?

VAUNT verifică fiecare rând după numărul de telefon și adresa de email:

• Lead-urile care există deja NU sunt recreate — importul le raportează ca erori și îți spune câte au fost găsite deja în CRM (ex. „80 sunt deja în CRM"). Ca să continui, activează comutatorul Ignoră clienții cu erori — dublurile sunt sărite, iar restul rândurilor se importă. Fără el, importul se oprește și nu se salvează nimic.
• Agentul original este păstrat. Dacă lead-ul există și are deja un agent alocat, importul nu suprascrie alocarea cu agentul din fișier.
• Automatizările de lead nou nu se declanșează pentru dubluri, deci nu riști să trimiți mesaje de bun venit către clienți vechi.

Ce NU se poate importa (limitele importului)?

• Actualizarea lead-urilor deja importate: un re-import NU actualizează lead-urile existente. Dacă ai greșit datele, singura variantă este ștergerea și reimportul. Atenție: ștergerea unui lead este definitivă și șterge odată cu el tot istoricul atașat (comunicări, apeluri, vizionări, cereri, tranzacții, rezervări, task-uri, fișiere). Nu există undo. Folosește ștergerea + reimportul doar pentru loturi proaspăt importate, pe care nu a lucrat încă nimeni — altfel corectează ce se poate prin acțiunile în masă.
• Buget, număr de camere și alte criterii structurate: nu există coloane dedicate; le poți pune doar în descriere sau ca tag-uri.
• Cererile (buyer requests): nu se pot importa — agenții le înregistrează manual pe profilul fiecărui lead, în tabul CERERI.
• Task-urile și fișierele din vechiul CRM: în general nu se pot migra. Excepție: din PipeDrive se pot aduce și task-urile — fișierele nu, indiferent de CRM. 

Migrarea dintr-un alt CRM (The Marketer, PipeDrive, amoCRM etc.)

Exporturile din alte CRM-uri nu se pot încărca direct — fișierul trebuie adus la forma șablonului VAUNT (aceleași coloane, aceleași reguli de mai sus). Pentru migrări mari sau fișiere complicate, echipa VAUNT te poate ajuta: trimite exportul din vechiul CRM echipei de suport, care îl formatează, stabilește împreună cu tine sursa și agenții de alocare și rulează importul. Spune-le și ce stadiu vrei pentru lead-urile migrate (recomandat: stand by, adică valoarea stand_by în coloana de stadiu).

După import: verificare și curățenie

1. În Portofoliu lead-uri, filtrează după Sursă, Tag-uri sau Data Înregistrare ca să izolezi lead-urile abia importate.
2. Selectează lead-urile (opțiunea Selectează toate / pagina curentă) și folosește meniul de acțiuni în masă: Modifică stadiu, Atribuie tag-uri, Asignează agent principal sau Șterge lead-uri.  Verifică pe câteva profiluri că sursa, tag-urile și agentul sunt cele dorite.

Întrebări frecvente

VAUNT mă va împiedica să import lead-uri care există deja? 

Da. Dublurile (același telefon sau email) sunt detectate și raportate ca erori, iar importul se oprește. Ca să continui, activează comutatorul Ignoră clienții cu erori — dublurile sunt sărite, iar restul rândurilor se importă. Lead-urile existente rămân oricum neatinse.

Pot pune două tag-uri într-o singură celulă? 

Da — separă-le prin virgulă în aceeași celulă.

Se suprascrie agentul dacă lead-ul există deja la alt agent? 

Nu. Lead-urile existente își păstrează agentul original; importul nu suprascrie alocarea.

Nu pot importa lead-urile — „nu au numere de telefon valide". Ce fac? 

VAUNT validează numerele de telefon și respinge numerele inexistente sau cu format greșit. Corectează numerele în fișier (pentru cele internaționale adaugă prefixul de țară, ex. +44...) sau lasă celula goală dacă lead-ul are email. Rândurile fără telefon valid și fără email sunt raportate ca erori și opresc importul; ca să continui fără ele, activează comutatorul Ignoră clienții cu erori.

Se pot încărca și task-urile anterioare din vechiul CRM? 

În general, nu — importul acoperă datele lead-ului, nu istoricul de task-uri și fișiere. Excepție: din PipeDrive se pot importa și task-urile. Fișierele nu se migrează din niciun CRM.

Pot importa bugetul și numărul de camere ca să primesc sugestii de apartamente? 

Nu ca date structurate — le poți trece doar în descriere sau ca tag-uri. Cererile se înregistrează manual de către agenți.

Îmi apare „Acces interzis" când încarc fișierul. De ce?

Importul poate fi rulat doar de conturile cu rol de manager sau de agent intern. Dacă ai alt rol (de exemplu Marketing sau Șantier), butonul IMPORT returnează „Acces interzis" — este o limitare de rol, nu o permisiune care se poate activa din Echipă → PERMISIUNI. Cere unui manager sau unui coleg cu rol de agent intern să ruleze importul.

Am greșit importul (sursă greșită, tag în loc de sursă, agent greșit). Pot corecta în masă? Stadiul și agentul le poți corecta cu acțiunile în masă din listă. Sursa și celelalte date nu se pot corecta prin re-import.

Ce stadiu primesc lead-urile importate? Cel completat în coloana de stadiu din fișier, scris exact ca valoare acceptată: lead, contacted_lead, stand_by, showing, negotiation, client sau un stadiu custom din Configurări. Dacă lași coloana goală, lead-urile intră în stadiul lead. Pentru baze de date vechi recomandăm stand_by, ca lead-urile să nu ajungă direct în NEGLIJAȚI.