Stadiile lead-urilor arată dintr-o privire unde se află fiecare persoană în procesul de vânzare. Mai jos vezi ce înseamnă fiecare stadiu, ce se schimbă automat, ce faci manual și de ce DUBLATE și NEGLIJAȚI nu sunt stadii, ci filtre.
Unde vezi și cum schimbi stadiul
Deschide Contacte → Portofoliu lead-uri.
Deasupra listei găsești taburile TOȚI, DUBLATE, NEGLIJAȚI, NEINTERESATE, NEASIGNATE, NECONTACTATE, STAND BY, CONTACTATE, VIZIONARE, NEGOCIERE. Pe conturile de agenție apare în plus tabul NECLASIFICATE — lead-urile interesate cărora nu li s-a bifat niciun tip de client (cumpărător, chiriaș, vânzător, proprietar, investitor sau altul). Tabul NEASIGNATE este vizibil managerilor și agenților care au permisiunea de a vedea toate lead-urile și pe cea de asignare din neasignate. Stadiile personalizate apar ca butoane suplimentare, imediat lângă stadiul standard din care fac parte.
Pe profilul lead-ului, stadiul apare în antet (ex. LEAD - LEAD CONTACTAT). Îl schimbi manual din ACȚIUNI → Modifică stadiu — stadiul nu apare în formularul EDITEAZĂ. Pentru mai multe lead-uri odată: selectează-le în listă și folosește acțiunea Modifică stadiu din meniul de acțiuni în masă.
Un lead are un singur stadiu în același timp. Dacă vrei o clasificare în paralel (de exemplu A/B/C), folosește tag-urile: poți adăuga mai multe pe același lead și poți filtra după ele.
Stadiile standard
- Necontactat — lead nou, cu care nu s-a vorbit încă. Este stadiul implicit la intrare (pentru lead-urile de pe site, stadiul inițial este cel trimis de site).
- Stand by — lead „parcat”: indecis sau de reluat mai târziu. Nu intră niciodată la NEGLIJAȚI și rămâne în stand by până îl muți manual.
- Contactat — a existat cel puțin o comunicare reușită cu lead-ul.
- Negociere - pasul dinainte să devină lead-ul cumpărător.
- Vizionat — lead-ul a avut o vizionare înregistrată în VAUNT.
- Client cumpărător — echivalentul „câștigat” (win): lead-ul a devenit client.
Ce se schimbă automat
- O comunicare înregistrată (apel cu răspuns, email trimis, mesaj) mută lead-ul în Contactat. Atenție: apelurile de 0 secunde (fără răspuns) sau cele sub 5 secunde NU schimbă stadiul — apar doar în istoricul lead-ului.
- O vizionare înregistrată mută lead-ul în Vizionat. O vizionare nu poate fi înregistrată în viitor — pentru programare, adaugă un task de tip vizionare.
- O negociere înregistrată pe lead (ACȚIUNI → Adaugă negociere, de pe proprietate sau de pe lead) îl mută în Negociere — dar numai dacă lead-ul este în Necontactat, Contactat sau Vizionat; un lead ajuns deja mai departe în pipeline nu este tras înapoi.
- O semnare/tranzacție sau o tranzacție de chirie înregistrată pe lead îl mută automat în Client cumpărător și îl marchează interesat, indiferent de stadiul anterior — mai puțin lead-urile din STAND BY (vezi mai jos).
- Dacă anulezi tranzacția, lead-ul NU revine automat la stadiul dinainte: dacă mai are o altă tranzacție activă rămâne Client cumpărător, altfel VAUNT îi recalculează stadiul din istoric — cea mai recentă negociere îl duce în Negociere, o vizionare în Vizionat, o comunicare în Contactat, altfel rămâne ultima schimbare manuală sau din automatizare, ori stadiul cu care a intrat.
- Un lead Neinteresat care revine (trimite o solicitare nouă) este reactivat automat, iar o comunicare nouă îl mută înapoi în Contactat.
Aceste schimbări automate nu se aplică lead-urilor din STAND BY și pot fi oprite complet din comutatorul Dezactivează schimbarea automată a stadiilor (Configurări → DETALII COMPANIE → Stadii custom), care este dezactivat implicit — adică schimbarea automată a stadiilor este activă din start.
DUBLATE și NEGLIJAȚI sunt filtre, nu stadii
Dublate
Când o solicitare nouă intră pe un telefon sau email deja existent în baza ta, VAUNT nu creează un lead nou: lead-ul existent își păstrează stadiul și agentul, iar noua solicitare apare pe istoricul lui. Ca să nu ratezi revenirea, lead-ul este evidențiat în tabul DUBLATE.
- Iese din DUBLATE când înregistrezi o comunicare nouă cu el — schimbarea stadiului nu îl scoate din filtru.
- Automatizările cu declanșator „lead nou” nu pornesc pentru dublate, pentru că lead-ul nu este „creat” din nou — testează automatizările cu o adresă de email nouă.
Neglijați
Un lead intră la NEGLIJAȚI când nu a mai avut nicio interacțiune de un anumit număr de zile.
Pragul este configurabil per agenție din Configurări → DETALII COMPANIE → Setări Clienți/Lead-uri → Clienți neglijați (ex. „Începând cu ziua 46”); în practică se folosesc valori între 14 și 46 de zile
Un lead iese de la NEGLIJAȚI în oricare dintre situațiile de mai jos:
- înregistrezi orice interacțiune individuală cu el — o comunicare (apel, email, WhatsApp, SMS, întâlnire), dar și o vizionare, o ofertă, o cerere, o negociere, o tranzacție sau un task;
- îl muți manual în STAND BY;
- ajunge în stadiul CLIENT CUMPĂRĂTOR sau îl marchezi Neinteresat — în aceste două cazuri nu mai este un lead activ de urmărit, nu înseamnă că a fost recontactat.
Mesajele WhatsApp trimise în masă și campaniile de email sau SMS marketing nu contează drept interacțiuni individuale.
Bulinele colorate de „ultim contact” din listă apar pentru toate lead-urile, indiferent de stadiu; dacă te încurcă, scoate coloana Contact din COLOANE TABEL.
Neinteresat: cum marchezi și cum revii
Neinteresat este echivalentul „pierdut” (lost), dar nu este un stadiu, ci un marcaj separat (câmpul Interesat, pe care îl vezi în listă ca o coloană distinctă de coloana Stadiu). Lead-ul marcat neinteresat își păstrează stadiul în care era (de exemplu rămâne în Negociere) — de aceea, la reactivare, îl regăsești în stadiul în care a rămas, iar o comunicare nouă îl trece în Contactat; doar dispare din lista implicită. Un Client cumpărător nu poate fi marcat neinteresat — opțiunea nu apare în meniul ACȚIUNI.
Marchezi un lead din ACȚIUNI → Marchează Neinteresat. Motivul este obligatoriu și rămâne vizibil pe profilul lead-ului — el face rapoartele relevante (câte lead-uri pierzi pe preț, pe finisaje etc.). Lista de motive se gestionează din Configurări → DETALII COMPANIE → Motive neinteresați lead-uri / clienți: motivele fixe nu pot fi șterse, dar poți adăuga motive personalizate.
De reținut:
- Lead-urile Neinteresate nu apar în lista implicită. Le găsești în tabul NEINTERESATE sau setând filtrul Interesat pe Toate. Căutarea globală le găsește întotdeauna.
- Revii asupra deciziei din același meniu ACȚIUNI de pe profil; dacă lead-ul revine singur, este reactivat automat.
- La marcarea ca neinteresat, dacă lead-ul are task-uri active, fereastra îți propune o bifă („Clientul are N task-uri active. Doriți să le marcați pe acestea ca anulate?”). Dacă o bifezi, TOATE task-urile active ale lead-ului sunt anulate deodată — nu există repunere în masă, le poți reactiva doar unul câte unul, așa că verifică înainte. Dacă o lași nebifată, task-urile rămân active și le închizi manual prin editare, rezolvare sau anulare.
Stadii personalizate
Managerii pot adăuga stadii proprii din Configurări → DETALII COMPANIE → Stadii custom (câmpul Stadiu nou personalizat); poziția în listă dă ordinea în pipeline.
Trei limitări importante:
- Numele stadiilor standard nu pot fi redenumite.
- Un stadiu personalizat nu se comportă ca unul standard: lead-urile nu intră automat în el. Pentru tranziții automate creează o automatizare (ex. „ofertă trimisă → lead-ul trece în stadiul Ofertă”).
- Stadiile personalizate se pot plasa numai între stadiile standard.
Întrebări frecvente
Un client marcat NEINTERESAT, dar care revine, poate trece din nou în INTERESAT?
Da. Îl remarchezi interesat din meniul ACȚIUNI de pe profil; dacă revine singur (o nouă solicitare), este reactivat automat, iar o comunicare îl clasează în Contactat.
Cum scot un lead de la DUBLATE? E deja client cumpărător și a rămas acolo.
Înregistrează o comunicare nouă cu el — doar comunicarea îl scoate din filtrul DUBLATE; schimbarea stadiului nu are efect.
Solicitările pe clienți existenți (dublate) n-ar trebui să intre automat în NECONTACTATE?
Nu — lead-ul existent își păstrează stadiul și agentul, ca să nu pierzi istoricul; revenirea este semnalată prin tab-ul DUBLATE.
La neglijați erau peste 1.000, acum apar 197. Se schimbă statusul automat?
Da, lista se recalculează continuu în funcție de pragul de zile configurat și de comunicările înregistrate. Verifică pragul din Setări Clienți/Lead-uri.
Când sună un client, de ce nu trece automat în „contactat”?
Apelurile mai scurte de 5 secunde (inclusiv cele fără răspuns, de 0 secunde) sunt salvate ca „Apel telefonic fără răspuns” și nu schimbă stadiul; doar apelurile de cel puțin 5 secunde mută lead-ul în Contactat.
De ce a trecut lead-ul singur în Client cumpărător?
Pentru că i s-a înregistrat o semnare/tranzacție sau o tranzacție de chirie. Ca să îl scoți din acest stadiu, anulează tranzacția respectivă din FINANCIAR-ul proprietății (ANULARE TRANZACȚIE), iar VAUNT îi recalculează stadiul din istoric.
De ce nu găsesc un client în listă și nici nu pot să îl adaug din nou?
Cel mai probabil este Neinteresat (ascuns din lista implicită) — verifică tabul NEINTERESATE sau caută-l în bara de căutare globală. Emailul și telefonul sunt unice în baza de date, deci nu poți crea un duplicat.
Dacă marchez un lead neinteresat, de ce îmi rămâne task-ul?
Pentru că nu ai bifat, în fereastra de marcare, opțiunea „Clientul are N task-uri active. Doriți să le marcați pe acestea ca anulate?”. Bifeaz-o data viitoare sau închide task-ul manual.
Pot avea un lead în două stadii (ex. „A contactat”)?
Nu, un lead are un singur stadiu. Pentru clasificări paralele folosește tag-urile.
Pot redenumi NEINTERESAT (de exemplu în „Descalificat”)?
Nu. NEINTERESAT nu este un stadiu standard, ci un marcaj cu nume fix, care nu poate fi redenumit; nici numele stadiilor standard nu pot fi schimbate. Poți însă adăuga stadii personalizate noi din Configurări.
Pot filtra lead-urile după data ultimei activități?
Da, adaugă coloana Ultima comunicare din COLOANE TABEL.
De ce văd lead-uri STAND BY cu buline de follow-up?
Lead-urile în stand by nu intră la NEGLIJAȚI; bulinele de „ultim contact” apar însă pentru toate lead-urile — poți scoate coloana Contact din COLOANE TABEL.