Pe scurt
Permisiunile se setează individual, pe contul fiecărui agent intern. Un manager vede și poate face totul — permisiunile lui nu pot fi restrânse. Un agent intern pornește de la zero: la creare nu are nicio permisiune și vede implicit doar lead-urile și proprietățile lui. Mai jos: lista completă a permisiunilor, câteva rețete gata de bifat, regulile implicite de vizibilitate și limitele de care să ții cont.
Unde setezi permisiunile
Ai nevoie de rol de manager.
- Intră în Echipă și deschide profilul agentului.
- Deschide tab-ul PERMISIUNI — apare doar pe profilurile cu rol Agent Intern.
- Apasă EDITEAZĂ, bifează permisiunile dorite și salvează.
- Roagă agentul să se relogheze — unele permisiuni (mai ales accesul la secțiuni) se aplică abia după relogare.
Fiecare permisiune are un simbol „i” alături — apasă pe el ca să deschizi explicația permisiunii.
Atenție! Prima dată când adaugi un utilizator de tip agent intern, acesta nu are nicio permisiune. Dacă un coleg nou „nu vede nimic”, acesta este aproape întotdeauna motivul.
Lista completă a permisiunilor
Clienți și lead-uri
- Acces la toți clienții / lead-urile — vede în listă și lead-urile colegilor (nume, stadiu), dar fără datele de contact.
- Contactează orice client/lead — poate contacta și lead-uri neasignate lui; influențează și ce vede în liste.
- Sync la toate contactele — sincronizează toate contactele agenției, nu doar pe ale lui; o activează echipa VAUNT la cerere.
- Editează și asignează client/lead (inclusiv cele pe care agentul nu le are asignați)
- Export clienți/lead-uri
- Fișiere client — vede tab-ul FIȘIERE de pe profilul clientului.
- Asignare agent al clientului propriu — își poate transfera propriile lead-uri către alt agent.
- Asignare agent al cliențiilor neasignați — poate prelua sau aloca lead-urile din tab-ul NEASIGNATE.
Proprietăți
- Editare proprietate (inclusiv cele pe care agentul nu le deține)
- Creare proprietate — fără ea, agentul nu vede butonul ADAUGĂ O PROPRIETATE.
- Ștergere proprietate
- Export proprietăți
- Acces secțiune financiar pe proprietate — vede tab-ul FINANCIAR (tranzacții, prețuri, tranșe).
- Acces secțiune canale promovare pe proprietate — vede tab-ul CANALE PROMOVARE al proprietății.
- Acces la toate proprietățile — vede toate unitățile, nu doar pe cele unde este agent responsabil.
Dependințe (parcări, boxe)
- Editare dependință — include modificarea prețurilor dependințelor.
- Creare dependință
- Ștergere dependință
- Export dependințe
Task-uri și secțiuni
- Vizualizarea tuturor task-urilor — vede și task-urile colegilor.
- Acces secțiune statistici, Acces secțiune analitice, Acces secțiune rapoarte, Export rapoarte — zona Analitice; rapoartele includ și tab-ul APELURI TELEFONICE.
- Acces secțiune documente — șabloane, contracte, VAUNT eSign.
- Acces secțiune campanii — secțiunea Campanii Marketing.
- Acces secțiune mesaje
- Acces secțiune noutăți, Acces secțiune tichete — zonele Noutăți și Tichete din VAUNT Connect.
Rețete rapide
- Agent nou, doar cu lead-urile lui — nu bifezi nimic din zona clienți: vede doar lead-urile și proprietățile lui. Adaugi apoi doar accesele de secțiune de care are nevoie.
- Agent care distribuie lead-urile către colegi — Acces la toți clienții / lead-urile plus Editează și asignează client/lead (inclusiv cele pe care agentul nu le are asignați); dacă vrei să repartizeze doar lead-urile fără agent, bifează în locul ei Asignare agent al clienților neasignați.
- Agent care doar vede rapoarte și lead-uri — Acces secțiune rapoarte și Acces la toți clienții / lead-urile, fără Export rapoarte și fără Export clienți/lead-uri.
După fiecare modificare, roagă agentul să se relogheze.
Reguli implicite de vizibilitate
- Un agent intern vede implicit doar lead-urile lui și nu poate deschide lead-urile colegilor.
- Cu Acces la toți clienții / lead-urile vede lead-urile colegilor în listă, dar fără telefon și email — datele de contact devin vizibile doar dacă bifezi și Contactează orice client/lead.
- La proprietăți vede implicit doar unitățile pe care este agent responsabil; Acces la toate proprietățile îi arată tot portofoliul.
- Accesul la unități poate fi limitat și per proiect
- Dacă un coleg „nu vede lead-urile anterioare”, verifică și filtrul Agent principal din Portofoliu lead-uri — deseori lista este doar filtrată.
Ce NU se poate (limite ferme)
- Accesul unui manager la date nu poate fi restrâns. Managerii văd tot, inclusiv toate conversațiile WhatsApp. Există însă trei permisiuni pe care le activează echipa VAUNT la cerere (Acces secțiune configurări, Acces secțiune facturi VAUNT și Sync la toate contactele). Primele două rămân doar pentru manageri, în timp ce Sync la toate contactele poate fi bifată, după activare, și pe contul unui agent intern, din tab-ul PERMISIUNI.
- Un agent intern nu poate modifica sau reasigna task-uri existente — cere rol de manager; agenții nu pot asigna task-uri unui manager.
- Nu există acces „doar la unitățile disponibile” — opțiunile sunt toate proprietățile sau doar cele proprii (plus limitarea per proiect, prin suport).
- Secțiunea Configurări este doar pentru manageri și se activează la cerere de echipa VAUNT; după activare, reîmprospătează pagina.
- Alocarea agenților secundari nu se poate restricționa. Câmpul Agenți secundari din formularul de editare a lead-ului nu este controlat de nicio permisiune: orice agent intern care are lead-ul asignat — ca agent principal sau ca agent secundar — poate adăuga sau scoate agenți secundari.
Întrebări frecvente
Vreau să dau unui cont acces doar să vadă rapoarte și lead-uri, fără să exporte sau să modifice. Se poate?
Da — din lista completă de mai sus bifează-i doar permisiunile de vizualizare și lasă nebifate cele de adăugare, editare, ștergere și export.
La agent intern nu apare butonul de adăugare proprietate. De ce?
Lipsește permisiunea Creare proprietate. Bifeaz-o și roagă agentul să se relogheze.
Putem da cuiva acces doar la unitățile disponibile?
Nu — nu există restrângere după disponibilitate. Opțiunile: toate proprietățile, doar cele proprii sau, prin suport, per proiect.
Putem seta ca agenții să nu vadă deloc lead-urile colegilor?
Acesta este comportamentul implicit. Nu bifa Acces la toți clienții / lead-urile și nici Contactează orice client/lead.
Am bifat toate permisiunile, dar colega tot nu vede toate lead-urile.
Roagă-o să se relogheze, apoi verifică bifarea Acces la toți clienții / lead-urile și filtrul Agent principal din listă. Telefonul și emailul lead-urilor colegilor rămân ascunse doar cât timp NU este bifată și permisiunea Contactează orice client/lead — dacă ai bifat toate permisiunile, datele de contact sunt vizibile.
Ce permisiune dau ca agenții să vadă istoricul de task-uri și comunicări ale unui client?
Vizualizarea tuturor task-urilor, plus acces la clientul respectiv (de ex. Acces la toți clienții / lead-urile).
De ce nu poate un agent intern să modifice un task și să-l mute pe alt agent?
Limitare cunoscută: modificarea și reasignarea task-urilor cer rol de manager.
Echipa nu are acces la secțiunea Documente/Fișiere ca să vadă contractul de rezervare.
Bifează Acces secțiune documente pe contul fiecărui agent care are nevoie.
Cum dau cuiva dreptul să aloce lead-uri brokerilor?
Bifează-i Acces la toți clienții / lead-urile (ca să vadă lead-urile colegilor) și Editează și asignează client/lead (inclusiv cele pe care agentul nu le are asignați) — cu a doua permisiune poate aloca orice lead către orice coleg. Dacă vrei să repartizeze doar lead-urile fără agent, bifează în locul ei Asignare agent al clienților neasignați — preia și alocă din tab-ul NEASIGNATE. Roagă-l apoi să se relogheze.
Un agent nu poate modifica prețul la dependințe.
Bifează Editare dependință pe contul lui.
Ce permisiune e nevoie ca un agent să vadă apelurile telefonice?
Acces secțiune rapoarte — jurnalul de apeluri este tab-ul APELURI TELEFONICE din Rapoarte.
Nu găsim secțiunea Configurări în meniu.
Este disponibilă doar managerilor și se activează la cerere de echipa VAUNT. După activare, reîmprospătează pagina.
Putem seta ca agenții să nu poată face alocări de agent secundar pe lead-uri?
Nu, deocamdată nu există o permisiune pentru asta. Asignare agent al clientului propriu și Asignare agent al clienților neasignați se referă doar la agentul principal, iar câmpul Agenți secundari din formularul de editare a lead-ului rămâne disponibil oricărui agent intern care are lead-ul asignat — fie ca agent principal, fie ca agent secundar deja adăugat de altcineva. Nici lăsarea nebifată a permisiunii Editează și asignează client/lead nu ajută: aceea doar extinde dreptul de editare și asupra lead-urilor colegilor, nu îl scoate pe cel asupra lead-urilor proprii. Ce poți face acum: urmărești fiecare alocare în secțiunea Audit, filtrând după Tip → Asignare agent secundar; vezi cine a adăugat sau a scos un agent secundar și când. Dacă ai nevoie de o blocare efectivă, scrie-ne ca să înregistrăm cererea.