Fiecare agent își poate conecta căsuța de email la VAUNT. Conectarea are trei roluri importante, așa că îți recomandăm să o faci pentru toți agenții de vânzări încă de la început.

La ce folosește conectarea căsuței de email

1. Preluarea automată a lead-urilor de pe portaluri. Lead-urile de pe imobiliare.ro și de pe OLX sosesc ca email-uri în căsuța agentului; VAUNT citește aceste email-uri și creează automat lead-ul în Portofoliu lead-uri. Dacă adresa nu este conectată, aceste lead-uri NU intră în VAUNT și trebuie adăugate manual — email-urile primite înainte de conectare nu sunt preluate retroactiv. Excepție: pentru anunțurile publicate din VAUNT pe Storia și pe OLX, lead-urile intră direct prin integrarea Storia.ro OLX, fără să depindă de căsuța de email — vezi articolul „Cum conectezi Storia și OLX la VAUNT și cum publici anunțurile". La fel, dacă ai conexiunea API cu imobiliare.ro activă, lead-urile de pe anunțurile publicate din VAUNT pe imobiliare.ro intră direct prin webhook — vezi articolul „Cum conectezi imobiliare.ro la VAUNT".
2. Sincronizarea comunicărilor pe profilul lead-ului. Email-urile trimise și primite de agent cu un lead existent apar în istoricul de acțiuni al lead-ului, fără a mai fi introduse manual. Excepție: adresele pe care ți le treci în Contacte personale, pe fila SETĂRI a propriului profil — corespondența cu ele nu se sincronizează niciodată, iar emailurile individuale trimise din VAUNT către ele sunt blocate. Campaniile nu sunt afectate, iar lista o vezi și o modifici doar tu.
3. Trimiterea de oferte și email-uri direct din VAUNT, de pe adresa agentului — clientul primește mesajul de la adresa reală a agentului, nu de la o adresă generică. Atenție: pentru ca ofertele să plece de pe adresa agentului, domeniul companiei trebuie validat pentru trimitere. Activarea se face o singură dată, de către administrator, din Configurări → CANALE PROMOVARE (butonul ACTIVEAZĂ), iar starea pentru fiecare agent o vezi în Echipă → profilul agentului → tab-ul INTEGRĂRI & PROMO → cardul Email expeditor agent, unde vezi starea înregistrărilor DKIM, SPF și DMARC; dacă apar cu roșu, administratorul domeniului trebuie să le adauge în DNS. Până când domeniul este validat, ofertele pleacă de la adresa de sistem, nu de la adresa agentului. 

Cine are nevoie de conectare: agenții care lucrează cu lead-uri și trimit oferte. Conturile de marketing sau tehnice nu au nevoie de căsuță conectată. Poți conecta pe contul unui utilizator și o adresă generală a companiei (de exemplu office@), dacă lead-urile de pe portaluri sosesc acolo.

Unde conectezi contul de email?

1. Intră în Echipă și deschide profilul agentului.
2. Deschide tab-ul CONTURI EMAIL — vei vedea Listă conturi email cu toate adresele conectate.
3. Apasă ADAUGĂ CONT NOU.

Un manager poate deschide profilul oricărui agent din echipă; fiecare agent își poate conecta și singur căsuța, din propriul profil. 

În mod normal, VAUNT încearcă să identifice automat dacă adresa ta de email este Google, Microsoft sau custom și să te trimită direct către pașii finali. Însă sunt și situații în care trebuie să te folosești de secțiunea Avansat. 

Conectarea unui cont Google sau Microsoft (Gmail / Google Workspace/ Outlook)

Important: pe ecranele de consimțământ Google bifează/acceptă toate permisiunile solicitate — fără ele sincronizarea nu pornește. Google poate afișa avertismente de securitate la conectare; acestea sunt normale pentru integrări de acest tip și poți continua în siguranță.

Ce arată videoul (0:26): Din profilul tău, secțiunea de cont de email, adaugi adresa de Gmail, parcurgi logarea Google și accepți permisiunile. La final poți trimite un email de test și îți poți configura o semnătură personalizată.

Ce arată videoul (0:35): Aceiași pași pentru o adresă Microsoft: profilul tău, cont de email, adaugi cont nou, introduci adresa și parcurgi autentificarea Microsoft, apoi trimiți un email de test și salvezi contul.

Conectarea prin IMAP/SMTP  (Yahoo, domenii proprii)

Pentru orice altă adresă (inclusiv adrese pe domeniul propriu al companiei), conectarea se face cu email + parolă și datele serverelor IMAP/SMTP.

Ce date îți trebuie?

• adresa de email și parola căsuței (parola reală de email, nu parola de VAUNT);
• numele și portul serverului IMAP (pentru citirea email-urilor);
• numele și portul serverului SMTP (pentru trimiterea email-urilor).

Datele de server le găsești în documentația furnizorului de email sau le ceri persoanei care administrează domeniul/hosting-ul companiei — setările corecte vin întotdeauna de la furnizorul tău de email.

Particularități Microsoft 365 / Outlook

Conturile Microsoft se conectează prin autentificare cu contul Microsoft, nu prin IMAP/SMTP: alegi Microsoft (Outlook, Office 365) și autorizezi accesul. Nu îți trebuie parola căsuței, nume de servere sau porturi, și nici o setare cerută administratorului IT.

• Dacă autorizarea este blocată, cauza este o politică a organizației: administratorul Microsoft 365 trebuie să permită aplicației accesul la căsuțe.
• Schimbarea parolei contului Microsoft sau retragerea consimțământului rup legătura — o refaci reconectând contul din VAUNT (vezi mai jos).

Cum verifici că sincronizarea funcționează?

În tab-ul CONTURI EMAIL, lista arată pentru fiecare adresă serverul IMAP („nume imap server", „port imap server", „imap ssl") și coloanele „sincronizare activă", „Email-uri sincronizate" și „Ultima sincronizare". Dacă „Ultima sincronizare" este veche sau numărul de email-uri nu crește, legătura este întreruptă.

Tot pe profilul agentului găsești tab-ul ISTORIC SINCRONIZARE EMAIL, unde vezi rulările de sincronizare și eventualele erori, și butonul SINCRONIZARE EMAIL în antetul profilului, care declanșează o sincronizare. 

Când se rupe sincronizarea și cum o repari?

Când legătura cu o căsuță pică, VAUNT trimite un email de notificare către utilizator și vei regăsi asta și pe pagina de Dashboard. Cele mai frecvente cauze și soluții:

Ai schimbat parola căsuței de email:

Orice schimbare de parolă la căsuța de email întrerupe sincronizarea conturilor conectate cu IMAP/SMTP. Soluția: deschide contul de email din CONTURI EMAIL (acțiunea de editare) și introdu parola nouă, sau șterge contul și adaugă-l din nou cu ADAUGĂ CONT NOU.

Erori frecvente și ce înseamnă?

• „AUTHENTICATE failed" / „535 incorrect authentication data" — parola introdusă în VAUNT nu mai este corectă (de obicei după o schimbare de parolă) sau autentificarea IMAP/SMTP este dezactivată la furnizor. Reintrodu parola; dacă persistă, întreabă administratorul de email.
• „SSL_connect … certificate verify failed (hostname mismatch)" — numele serverului IMAP/SMTP introdus nu corespunde certificatului. Verifică numele exact al serverelor la furnizorul de email.
• „getaddrinfo" / erori de DNS — serverul introdus nu există sau domeniul are o problemă; se rezolvă cu administratorul domeniului/hosting-ului.
• „SmtpClientAuthentication is disabled for the Tenant" — apare doar dacă ai conectat o adresă Microsoft prin IMAP/SMTP manual. Șterge contul și reconectează-l cu opțiunea Microsoft (Outlook, Office 365), care nu folosește SMTP.
• „too many messages" / limită de trimitere — limita vine de la furnizorul tău de email, nu de la VAUNT; discută cu administratorul căsuței.

Dacă eroarea nu se încadrează în lista de mai sus, trimite echipei de suport textul exact al erorii din ISTORIC SINCRONIZARE EMAIL.

Întrebări frecvente

Dacă modific parola la adresa de email, trebuie refăcută legarea contului?

 Da. Schimbarea parolei întrerupe sincronizarea — actualizează parola în contul din CONTURI EMAIL sau reconectează adresa.

Ce înseamnă alerta din aplicație că email-ul nu este conectat? 

Alerta din contul tău semnalează doar că adresa TA nu este conectată. Dacă nu lucrezi cu lead-uri și nu trimiți email-uri din VAUNT (de exemplu ești pe un cont de marketing), o poți ignora.

Nu îmi mai intră lead-urile din imobiliare.ro / OLX. Ce verific?

1. Căsuța agentului care primește email-urile de la portal este conectată și sincronizarea este activă; 
2. email-urile de la portal nu au ajuns în Spam — mută-le în Inbox și vor fi preluate;
3. lead-ul poate exista deja în bază (duplicatele se înregistrează o singură dată);
4. dacă toate sunt în regulă, este posibil ca portalul să nu fi trimis email-ul — contactează suportul.

Pentru lead-urile de pe anunțurile publicate din VAUNT pe Storia și pe OLX, verifică mai întâi că anunțul este activ și că integrarea Storia.ro OLX este conectată — aceste lead-uri nu trec prin căsuța de email.

Le trebuie parola de la email agenților ca să se conecteze?

 Pentru conectarea IMAP/SMTP, da — parola căsuței de email. Pentru conturile Google sau Microsoft, conectarea se face prin autentificare la Google sau Microsoft.

De ce nu se poate trimite un email din VAUNT?

Cele mai frecvente cauze: subiectul este obligatoriu (folosește un șablon cu subiect completat, ca să se preia automat), legătura cu căsuța a expirat (reconectează contul) sau ai atins limita de trimitere a furnizorului de email.

Pot conecta o adresă generală (office@) în loc de adresa personală a agentului? 

Da — o adresă generală poate fi conectată pe contul unui utilizator, util când lead-urile de pe portaluri sosesc pe o singură căsuță comună.

Trebuie să conecteze toți colegii căsuța de email?

 Doar agenții care lucrează cu lead-uri și trimit oferte/email-uri din VAUNT.

Un manager poate vedea ce conturi nu au sincronizare? 

Da — deschide profilul fiecărui agent, tab-ul CONTURI EMAIL, și verifică coloanele „sincronizare activă" și „Ultima sincronizare".