Secțiunea Documente din meniul din stânga este locul unde păstrezi toate modelele reutilizabile ale companiei: șabloane de documente și contracte, șabloane de email și SMS, șabloane de ofertă și de tichete, plus semnarea digitală. Filele pe care le vezi depind de contul tău: CONTRACTE, ȘABLOANE DOCUMENTE, ȘABLOANE EMAIL, ȘABLOANE OFERTĂ și ȘABLOANE SMS apar întotdeauna; VAUNT ESIGN și ȘABLOANE VAUNT ESIGN apar doar dacă agenția ta are activat modulul de semnare electronică VAUNT eSign; ȘABLOANE TICHETE apare doar dacă ai modulul de tichete și permisiunea Acces secțiune tichete.

Alege tipul corect de șablon

Cea mai frecventă confuzie: șablonul este creat la tipul greșit și apoi „nu apare" acolo unde te aștepți. Orientează-te după ce vrei să obții:

• Generezi un contract/document cu datele clientului completate automat → ȘABLOANE DOCUMENTE (documentele generate apar în CONTRACTE)
• Trimiți un document la semnat electronic → ȘABLOANE VAUNT ESIGN (documentele trimise la semnat și stadiul lor se urmăresc din fila VAUNT ESIGN a secțiunii Documente)
• Trimiți un email individual unui client (de exemplu emailul de ofertare) → ȘABLOANE EMAIL, cu Tip template = Simplu
• Trimiți un newsletter / o campanie de email → ȘABLOANE EMAIL , cu Tip template = Campanie/Newsletter
• Trimiți emailuri dintr-o automatizare → ȘABLOANE EMAIL , cu Tip template = Automatizare
• Trimiți SMS-uri (campanii sau automatizări) → ȘABLOANE SMS
• Personalizezi pagina publică de ofertare → ȘABLOANE OFERTĂ
• Răspunzi rapid la tichetele din VAUNT Connect → ȘABLOANE TICHETE

Regula de reținut: un șablon de email apare doar în contextul tipului său. Un șablon Simplu nu va apărea în lista de la crearea unei campanii, iar unul Campanie/Newsletter nu va apărea în pașii unei automatizări. Dacă „nu îți găsești" șablonul, verifică întâi coloana Tip template din listă.

Cum creezi un șablon de email (și cum adaugi atașamente)

1. Mergi la Documente → fila ȘABLOANE EMAIL și apasă CREEAZĂ ȘABLON EMAIL.
2. În dialogul Creează șablon email completează Nume, Tip template (Automatizare, Campanie/Newsletter sau Simplu — vezi tabelul de mai sus) și Subiect, apoi apasă CREEAZĂ ȘABLON EMAIL.
3. În tab-ul Editor șablon email construiește conținutul emailului. Atașamentele se adaugă doar pe șabloanele cu Tip template = Simplu: treci pe al doilea tab, Detalii template email și atașamente, și încarcă fișierele din zona Atașamente email (coloana din dreapta). Șabloanele Campanie/Newsletter nu acceptă atașamente (aplicația afișează „Atașamentele nu sunt suportate în email-urile de campanie, deoarece email-urile vor ajunge în spam dacă au atașamente"), iar cele de Automatizare nu au secțiune de atașamente — pentru ele pune fișierul ca link în conținutul emailului.

Atenție la testare: emailurile de test NU includ atașamentele. Ca să vezi emailul exact cum îl primește clientul, adaugă-te pe tine ca lead, cu adresa ta de email, și trimite-ți emailul real.

Șabloane SMS

Șabloanele de SMS se creează din fila ȘABLOANE SMS, cu butonul CREEAZĂ ȘABLON SMS, și au la rândul lor un Tip template (de exemplu Automatizare) care determină unde pot fi folosite. 

Cine are acces la secțiunea Documente

Secțiunea e vizibilă doar utilizatorilor cu permisiunea Acces secțiune documente (activată de manager pe profilul agentului intern, fila PERMISIUNI). Dacă un coleg nu vede secțiunea sau șabloanele, aceasta e cauza cea mai frecventă. Dacă însă lipsesc doar filele de eSign, cauza nu e permisiunea de documente, ci modulul VAUNT eSign, care nu este activ pe contul agenției. Iar dacă lipsește doar fila ȘABLOANE TICHETE, verifică atât modulul de tichete, cât și permisiunea Acces secțiune tichete de pe profilul agentului.

Întrebări frecvente

Cum punem șablonul de email în VAUNT?

În Documente → ȘABLOANE EMAIL → CREEAZĂ ȘABLON EMAIL. Pentru emailuri trimise manual clienților alege Tip template = Simplu; pentru campanii, Campanie/Newsletter.

De unde pun atașamente în șablonul de email?

Din tab-ul Detalii template email și atașamente al șablonului, disponibil doar pentru Tip template = Simplu.

De ce nu apar atașamentele în emailul de test?

Emailurile de test nu includ atașamentele — e comportamentul normal. Adaugă-te pe tine ca lead și trimite-ți emailul real ca să verifici totul, inclusiv atașamentele.

Nu îmi reușește încărcarea contractului la documente. Ce fac?

Urmează acești pași: creezi șablonul în ȘABLOANE DOCUMENTE, completezi Nume și Categorie, lipești textul contractului în editor și înlocuiești datele clientului cu câmpuri dinamice.

Am creat șablonul, dar nu apare când creez campania sau automatizarea.

Verifică Tip template în lista de șabloane: campaniile văd doar șabloanele Campanie/Newsletter, automatizările doar pe cele Automatizare, iar trimiterile manuale pe cele Simplu. Tipul nu mai poate fi schimbat după creare — câmpul Tip template este blocat la editare. Dacă ai greșit între Automatizare și Campanie/Newsletter, deschide șablonul și apasă DUPLICĂ: în fereastra de duplicare alegi tipul corect, iar conținutul se copiază automat. Dacă e implicat un șablon Simplu, creează un șablon nou cu tipul corect — conversia din sau în Simplu nu este posibilă.

Am draftul contractului de rezervare — cum îl trimit clienților pe email?

Încarcă-l de două ori: o dată ca șablon de document (pentru generare și semnare) și o dată ca atașament într-un șablon de email Simplu, pe care agenții îl pot trimite direct clienților.

Există un document cu elementele tehnice (dimensiuni, proporții, pixeli) pentru editarea șabloanelor de mail?

Nu îți trebuie un document separat — regulile tehnice ale editorului de email sunt puține:

• Editorul se alege automat după tipul șablonului. Simplu deschide editorul clasic de text (cu o casetă Stil CSS alături), iar Campanie/Newsletter și Automatizare deschid editorul drag & drop. Tipul se stabilește la creare și nu mai poate fi schimbat după aceea.
• Lățimea conținutului o stabilești tu, din editorul drag & drop. VAUNT nu impune o valoare — emailul pleacă exact așa cum îl exportă editorul.
• Imaginile sunt comprimate și redimensionate automat la maximum 1024 px lățime, cu proporțiile păstrate, deci nu are rost să încarci fișiere mai mari. Folosește JPG sau PNG.
• Atașamente: doar în șabloanele Simplu, maximum 20 MB per fișier. Campaniile nu suportă atașamente.
• Limite de text: Nume și Subiect — maximum 255 de caractere fiecare.