Ce găsești în portofoliul de lead-uri

În meniul din stânga, Contacte → Portofoliu lead-uri afișează lista completă a lead-urilor din baza ta de date. De reținut: când un lead are o tranzacție asociată, el se mută automat în Contacte → Portofoliu clienți — nu îl vei mai găsi în lista de lead-uri.

Pe conturile de agenție există și o secțiune separată Contacte (proprietari, investitori) — dacă „nu găsești" o înregistrare în lead-uri, verifică și acolo.

Deasupra listei ai butoanele EXPORTĂ TOATĂ BAZA DE DATE, IMPORT, căutarea Caută lead și EXPORTĂ LEAD-URILE FILTRATE.

Taburile listei: stadii și filtre speciale

Deasupra listei găsești taburile: TOȚI, DUBLATE, NECLASIFICATE (doar pe conturile de agenție), NEGLIJAȚI, NEINTERESATE, NEASIGNATE, NECONTACTATE, STAND BY, CONTACTATE, VIZIONARE, NEGOCIERE, plus câte un tab pentru fiecare stadiu custom definit în cont.

Important: nu toate taburile sunt stadii. DUBLATE și NEGLIJAȚI sunt filtre dinamice — lead-ul rămâne în stadiul lui și doar apare, în plus, și în aceste liste; de aceea același lead poate fi văzut în două taburi simultan.

Pe scurt, taburile de stadii:

• NEASIGNATE — lead-uri fără agent principal asignat.
• NECONTACTATE — lead-uri asignate, dar fără nicio comunicare înregistrată.
• CONTACTATE — lead-uri cu cel puțin o comunicare (email trimis sau apel cu răspuns de cel puțin 5 secunde).
• STAND BY — lead-uri puse deoparte manual; nu intră niciodată la neglijați.
• VIZIONARE — lead-uri care au făcut o vizionare și au rămas în acest stadiu.
• NEGOCIERE — lead-uri aflate în negociere.
• NEINTERESATE — lead-uri descalificate, cu motiv obligatoriu.

DUBLATE — cum intră și cum iese un lead

Când o persoană care există deja în baza ta de date (același telefon sau email) trimite o nouă solicitare — de pe website, portal sau campanie — VAUNT nu creează un lead nou. Lead-ul existent:

• își păstrează stadiul și agentul principal (o solicitare repetată NU îl mută la „necontactat");
• apare în tabul DUBLATE, ca să vezi că persoana a revenit;
• iese din DUBLATE imediat ce înregistrezi o nouă comunicare cu el.

De reținut: automatizările cu declanșator „lead nou" nu pornesc pentru dublate, pentru că lead-ul nu este creat din nou.

NEGLIJAȚI — pragul de zile și ieșirea

Un lead apare la NEGLIJAȚI atunci când nu a mai avut nicio interacțiune de un anumit număr de zile. Pragul este stabilit de manager din Configurări → DETALII COMPANIE, secțiunea Setări Clienți/Lead-uri → Clienți neglijați, din lista Start clienți neglijați: alegi de la ce prag de culoare încep lead-urile neglijate. Implicit este „Începând cu ziua 14", adică primul prag; cu pragurile de culoare standard (13/27/45 de zile) poți urca la „Începând cu ziua 28" sau „Începând cu ziua 46".

Un lead iese din NEGLIJAȚI când înregistrezi orice interacțiune individuală cu el — o comunicare (apel, email, WhatsApp, SMS, întâlnire), dar și o vizionare, o ofertă, o cerere, o negociere, o tranzacție sau un task — ori dacă îl muți manual în STAND BY. Iese din listă și dacă ajunge în stadiul CLIENT CUMPĂRĂTOR sau dacă îl marchezi Neinteresat: în aceste două cazuri nu mai este un lead activ de urmărit, nu înseamnă că a fost recontactat. Atenție: un task programat în viitor mută data ultimei interacțiuni la data programată a task-ului, deci lead-ul rămâne în afara listei NEGLIJAȚI cel puțin până la acea dată. Fiind un filtru dinamic, numărul de lead-uri de la NEGLIJAȚI se schimbă singur de la o zi la alta — nu este o eroare.

STAND BY și restul stadiilor

Lead-urile în STAND BY rămân acolo chiar dacă înregistrezi comunicări — stadiul se schimbă doar manual, din profilul lead-ului: ACȚIUNI → Modifică stadiu. Regulile automate pe scurt: un apel cu răspuns care durează cel puțin 5 secunde mută lead-ul la „contactat"; apelurile de 0 secunde (fără răspuns) sau cele sub 5 secunde sunt înregistrate ca apeluri fără răspuns, nu schimbă stadiul și nu actualizează data ultimei comunicări, iar un email trimis contează drept comunicare.

Un lead are un singur stadiu; pentru o clasificare paralelă (de tip A/B/C) folosește tag-urile. Pentru mecanica detaliată a stadiilor, reactivarea lead-urilor neinteresate și stadiile personalizate, vezi articolul „Cum funcționează stadiile lead-urilor".

Filtrele listei

Rândul „Filtrează lead-urile" afișează implicit filtrele: Data Înregistrare, Agent principal, Motiv neinteresat, Sursă, Campanie, Tag-uri, Interesat. Prin pictograma „+" de la capătul rândului poți adăuga filtre suplimentare, printre care: Agent secundar, Atribute, Stadiu, Buget, Sursa UTM, Campanie UTM, Dată prima comunicare, Dată ultima comunicare, Dată neinteresat, Ultima tranzacție, Interesat de proiect, Proiectul cumpărat, Clădire, Tipul proprietății solicitate. Clădire filtrează după clădirea de care lead-ul este interesat — se uită la tot ce îl leagă de o unitate: proprietăți asociate, vizionări și oferte.

Câteva situații frecvente:

• Lead-urile pe care ești agent secundar nu apar cu filtrele implicite — adaugă filtrul Agent secundar din „+".
• 
• Lead-urile neinteresate sunt ascunse implicit — folosește tabul NEINTERESATE sau setează Interesat pe Toate.
• Filtrul de perioadă este Data Înregistrare (data intrării lead-ului în baza de date).
• Dacă lista pare goală, apasă RESETEAZĂ FILTRELE — un filtru salvat greșit este cauza cea mai frecventă.

Coloanele tabelului

Butonul COLOANE TABEL deschide fereastra din care alegi ce coloane vezi în listă. Pe lângă cele implicite, poți adăuga printre altele: Campanie, Contact, Ultima comunicare, Neinteresat la, Nr. înregistrări, Tag-uri, Valoare cerere, Ultima tranzacție la.

Sfat: coloana Ultima comunicare + filtrul Dată ultima comunicare sunt cea mai simplă cale de a vedea cu cine ai vorbit recent. REVENIRE LA COLOANELE IMPLICITE readuce configurația standard.

Acțiuni în masă

Selectează lead-uri cu bifele din listă (Selectează → toate sau pagina curentă), apoi deschide meniul plutitor de acțiuni: Asignează agent principal, Atribuie tag-uri, Modifică stadiu, Șterge lead-uri, Creează o campanie SMS, Creează o campanie de email. De reținut: campaniile de email și SMS se creează de aici — pagina Campanii Marketing doar le afișează.

Ce vezi în meniu depinde de rol și permisiuni: Atribuie tag-uri, Modifică stadiu și Șterge lead-uri sunt disponibile doar managerilor; Asignează agent principal cere rol de manager, permisiunea Editează și asignează client/lead sau — doar în tabul NEASIGNATE — permisiunea Asignare agent al clienților neasignați; Creează o campanie SMS și Creează o campanie de email cer permisiunea Acces secțiune campanii (managerii o au implicit). Dacă nu vezi una dintre opțiuni, cere managerului tău să îți acorde permisiunea corespunzătoare.

Cererile lead-urilor

Cererea este solicitarea de cumpărare a unui lead (buget, tip de proprietate, zonă etc.). Nu există o secțiune „Cereri" în meniul principal — le găsești în:

• profilul lead-ului, tabul CERERI — aici le și adaugi, cu butonul de adăugare din tab;
• profilul proprietății, tabul CERERI — cererile care se potrivesc cu proprietatea; un filtru comută între cererile tale și ale tuturor agenților (depinde de o permisiune per agent);
• Analitice → Rapoarte, tabul CERERI (și în Statistici, tabul CERERI).

Întrebări frecvente

Cum scot un lead de la DUBLATE? 

Înregistrează o comunicare cu el (apel, email, notă). DUBLATE este un filtru — lead-ul rămâne în stadiul lui actual.

O solicitare dublată nu ar trebui să mute lead-ul la NECONTACTATE? 

Nu — lead-ul existent își păstrează stadiul și agentul. Tabul DUBLATE există tocmai ca să vezi cine a revenit.

Agentul primește notificare când îi intră un lead la DUBLATE? 

Pe email doar dacă agentul are activată setarea Notificare alocare lead (Echipă → profilul agentului → SETĂRI → Notificări) — implicit este dezactivată. Setarea comandă toate cele trei canale: dacă este dezactivată, agentul nu primește nici e-mail, nici push pe mobil, nici notificare în clopoțel. Separat, emailul de lead pleacă și către adresele generale din Configurări → DETALII COMPANIE → Setări Clienți/Lead-uri → Email-uri notificări lead-uri.

La NEGLIJAȚI erau 1.000 de lead-uri, acum sunt 197 — se schimbă singure? 

Da, filtrul e dinamic: lead-urile intră și ies automat în funcție de zilele scurse de la ultima interacțiune.

Nu mai văd lead-urile unde sunt agent secundar. 

Adaugă filtrul Agent secundar din pictograma „+" — cu filtrele implicite ele nu apar.

Nu găsesc lead-urile neinteresate în listă. 

Deschide tabul NEINTERESATE sau setează filtrul Interesat pe Toate. Căutarea globală le găsește întotdeauna.

Pot filtra lead-urile după ultima activitate? 

Da — filtrul Dată ultima comunicare din „+" sau coloana Ultima comunicare din COLOANE TABEL.

Pot avea un lead în două stadii (de exemplu „A" și „contactat")? 

Nu — un lead are un singur stadiu. Pentru clasificări paralele folosește tag-urile.

Pot schimba stadiul (statusul) mai multor lead-uri deodată sau trebuie să intru pe fiecare în parte? 

Deodată: bifează lead-urile în listă (Selectează → toate sau pagina curentă), deschide meniul plutitor de acțiuni și alege Modifică stadiu. Opțiunea apare doar dacă ai rol de manager; altfel, cere-i managerului să facă schimbarea în masă.

Lista e goală / lipsesc lead-uri. 

Apasă RESETEAZĂ FILTRELE. Dacă tot nu găsești înregistrarea, caut-o după email sau nume (nu doar telefon) și verifică Portofoliu clienți.

Unde adaug sau văd cererea unui lead de pe telefon? 

Cererile se adaugă și se consultă din ambele aplicații: în web, din profilul lead-ului → CERERI; în aplicația mobilă, din profilul lead-ului.

Mesajele WhatsApp trimise în masă scot lead-urile de la NEGLIJAȚI? 

Nu — contează doar interacțiunile individuale: o comunicare (apel, email, WhatsApp sau SMS trimis individual, întâlnire), dar și un task, o vizionare, o ofertă, o cerere, o negociere sau o tranzacție.