Ce găsești în zona de Task-uri

Secțiunea Task-uri din meniul din stânga afișează un calendar cu toate activitățile programate de tine și de echipa ta, cu vizualizare pe lună sau pe săptămână, comutabilă din partea dreaptă.

Task-urile mai apar și în: Dashboard (widget-ul Task-uri, cu lista task-urilor zilei — dacă ai zeci de task-uri pe zi, aici le urmărești cel mai ușor), profilul lead-ului (tab-ul TASK-URI CLIENT), Portofoliu lead-uri (coloana Următorul task), Rapoarte (tab-ul TASK-URI, cu buton de EXPORT) și în e-mailul zilnic cu lista de task-uri (vezi „Notificări" mai jos).

Cum adaugi un task

1. Apasă Adaugă în bara de sus → Adaugă task, sau, dintr-un profil de lead, ACȚIUNI → Adaugă task (task-ul se leagă automat de lead).
2. Selectează tipul task-ului — câmp obligatoriu. Dacă butonul de salvare pare că „nu funcționează", aproape sigur lipsește tipul.
3. Completează scadența, descrierea și, opțional, lead-ul asociat.
4. La Asignat la alege membrul echipei responsabil (implicit, tu). Câmpul apare doar dacă ai rol de Manager; dacă ești agent, task-ul se creează automat pe numele tău.
5. Opțional, fă task-ul repetitiv, alegând intervalul de repetare.
6. Salvează.

Cine poate asigna și modifica task-uri

• În lista Asignat la apar doar utilizatorii activi ai contului.
• Un agent își poate modifica, rezolva sau anula propriile task-uri active — nu poate modifica task-urile altor colegi și nu poate schimba persoana asignată; reasignarea cere rol de Manager.
• Managerii văd toate task-urile echipei; unui agent intern i se poate acorda vizibilitate extinsă din Echipă → profilul agentului → PERMISIUNI, bifa Vizualizarea tuturor task-urilor.

Vizionări: programare (task) vs. înregistrare

• Vizionare viitoare → creează un task de tip Vizionare. La „Adaugă vizionare" nu poți selecta o dată din viitor — nu este o eroare: o vizionare înregistrată este una care a avut deja loc.
• Vizionare deja efectuată → ACȚIUNI → Adaugă vizionare din profilul lead-ului (sau Adaugă → Adaugă vizionare din bara de sus). În fereastră alegi la Alege ce a fost vizionat dacă înregistrezi o Proprietate / Proiect sau o vizionare Fără subiect — o vizionare pe proiect este utilă când lead-ul a văzut ansamblul, nu o unitate anume, și intră la fel în rapoarte și în statisticile pe proiect. Atenție: înregistrarea mută automat lead-ul în stadiul „vizionat".

SMS de reamintire pentru task

Când programezi un task (de ex de tip Vizionare), poți bifa trimiterea unui SMS la creare (acesta se trimite imediat ce salvezi și adaugi task-ul), a unui SMS de reamintire către client — acesta pleacă în ziua vizionării, de aceea vizionarea trebuie programată în avans, nu doar înregistrată ulterior, dar și a unui SMS la rezolvare (odată ce marchezi task-ul ca fiind efectuat). Textul mesajului se configurează în Documente → Șabloane SMS, iar trimiterea consumă credite SMS.

Atenție: SMS-urile către client funcționează doar pe task-urile care nu se repetă. Dacă alegi un interval de repetare, opțiunile de SMS către client sunt ignorate la salvare, chiar dacă rămân bifate în fereastră — pentru vizionări cu reamintire prin SMS creează task-uri separate, fără repetare.

Tipuri de task-uri și personalizarea lor

Tipurile fixe sunt: Vizionare, Revizionare, Întâlnire, Apel telefonic, Email, WhatsApp, Informații, Negociere, Semnare - rezervare, Semnare - precontract, Semnare - contract, Predare, Altele.

Ai nevoie de un tip suplimentar (de exemplu „Follow-up")?

1. Intră în Configurări (meniul din stânga) → tab-ul DETALII COMPANIE → secțiunea Tipuri de task-uri.
2. Scrie numele noului tip în câmpul Adaugă Tip de task personalizat nouă și salvează.
3. Tipurile personalizate nefolosite apar în lista Tipuri de task personalizate nefolosite și pot fi șterse de acolo; cele aflate în uz nu pot fi șterse.

Configurări este vizibilă doar managerilor cu permisiunea corespunzătoare — dacă nu o vezi în meniu, cere activarea ei echipei VAUNT (după acordare e necesară o re-autentificare).

Reguli de ciclu de viață — bine de știut

• Marcarea unui lead ca „Neinteresat" NU anulează task-urile lui — acestea rămân active și se anulează manual.
• Un task restant (cu scadența depășită) apare marcat cu roșu; rezolvarea lui elimină marcajul.
• Un task poate fi rezolvat înainte de scadență — de aceea data rezolvării poate diferi de scadență sau de ultima acțiune din istoric.
• Nu există anulare sau ștergere în masă a task-urilor — doar individual.

Cum rezolvi sau anulezi un task: în calendarul Task-uri dă clic pe task-ul din ziua respectivă și, în fereastra care se deschide, apasă REZOLVĂ sau ANULEAZĂ. În listele sub formă de tabel (widget-ul Task-uri din Dashboard, tab-ul TASK-URI CLIENT din profilul lead-ului, Rapoarte → TASK-URI sau lista unei zile deschisă din calendar) butoanele sunt pe rândul task-ului, în coloana de acțiuni: bifa îl marchează Rezolvat, X îl trece în Anulat, iar creionul deschide editarea. Ți se cere o confirmare, unde poți completa Motiv (opțional); motivul rămâne apoi pe task. Butoanele apar doar pe task-urile active și doar dacă task-ul îți este asignat ție sau ai rol de Manager. Dacă task-ul este repetitiv, alegi între Doar acest task, Acest task și toate cele viitoare și Toate task-urile.

Notificări pentru task-uri

• E-mail și push pe telefon (necesită aplicația mobilă VAUNT) — opțiunile se aleg la crearea task-ului și din setările de notificări.
• E-mail zilnic cu lista de task-uri: se activează de un manager din Echipă → contul agentului → tab-ul SETĂRI → Email task-uri („Primiți zilnic lista de task-uri prin e-mail"). Agenții nu au meniul Echipă; chiar dacă vezi tab-ul SETĂRI pe propriul profil (deschis din avatarul din colțul din dreapta sus), el nu se deschide fără rol de Manager — cere-i unui manager să bifeze opțiunea pe contul tău.
• Task-urile nu apar în clopoțelul de notificări din aplicația web — doar e-mail și push.

Întrebări frecvente

Colegii nu își mai pot seta task-uri — „nu mai funcționează butonul". 

 Tipul task-ului este obligatoriu; selectează un tip și salvarea va funcționa.

Dacă dau lead-ul ca „Neinteresat", de ce îmi apare în continuare task? 

 Task-urile nu se anulează automat; anulează-le manual: deschide task-ul din calendar și apasă ANULEAZĂ sau, în listele sub formă de tabel, apasă X din coloana de acțiuni.

Nu pot selecta luna viitoare la „Adaugă vizionare". 

 Vizionările se înregistrează doar în trecut; pentru una viitoare creează un task de tip Vizionare.

Vreau un tip de task „Follow-up" / cum șterg tipurile nefolosite? 

Un manager le gestionează din Configurări → DETALII COMPANIE → Tipuri de task-uri; ștergerea se face din lista Tipuri de task personalizate nefolosite

Pot anula sau șterge task-uri în masă? 

 Nu; se anulează individual.

Avem zeci de task-uri pe zi — cum le gestionăm mai bine? 

Folosește widget-ul Task-uri din Dashboard: lista zilei, într-un singur loc.

Cum folosesc SMS-ul de reamintire dacă vizionarea se pune în CRM după ce a fost efectuată? 

 Programeaz-o în avans, ca task de tip Vizionare, și bifează reamintirea SMS acolo; mesajul pleacă în ziua vizionării.

Agentul nostru nu mai poate modifica task-ul ca să-l reasigneze. 

 Agentul își poate modifica propriul task, dar nu poate schimba persoana asignată — reasignarea cere rol de Manager.

Task-ul apare rezolvat pe 30, dar în istoric ultima acțiune e pe 27. 

 Un task poate fi rezolvat înainte de scadență; data rezolvării și scadența sunt date diferite.

Există notificare în clopoțel (web) pentru task-uri? — Nu; task-urile notifică prin e-mail și push pe mobil.