Ce este o automatizare (și cine o poate crea)?

O automatizare este o regulă de tip „când se întâmplă X, fă Y": lead nou → email de bun venit; a doua zi după vizionare → SMS cu formular de feedback; lead intrat în neglijați → mesaj de reactivare.

Le găsești în meniul Automatizări. Doar utilizatorii cu rol de Manager le pot crea și modifica. Nu se plătește nimic în plus: emailurile de automatizare sunt gratuite în acest moment, iar pașii de SMS consumă creditele SMS ale contului.

Orice automatizare are trei componente: declanșatorul (evenimentul care o pornește), filtrele (pentru cine rulează) și pașii (acțiunile efectuate).

Atenție: automatizările rulează pe date reale și trimit mesaje reale către clienții tăi. Înainte să creezi sau să modifici una, asigură-te că înțelegi exact declanșatorul, filtrele și consecințele lor asupra întregii baze de date. Responsabilitatea pentru o automatizare creată sau editată de tine îți aparține — VAUNT nu răspunde pentru efectele ei.

Cum creezi o automatizare, pas cu pas

1. Pornește de la un șablon sau de la zero

În Automatizări, apasă CREEAZĂ AUTOMATIZARE. Se deschide galeria Selectează Șablon Automatizare cu fluxurile pregătite de echipa VAUNT (cele din webinarii): alege unul, salvează-l și personalizează textele. Pentru un flux propriu, apasă CREEAZĂ AUTOMATIZARE NOUĂ.

2. Alege declanșatorul

Dă un Nume clar automatizării, apoi apasă pe Niciun declanșator selectat și alege evenimentul din Selectează declanșatorul — vezi lista de mai jos.

3. Adaugă filtre

Apasă Adaugă filtru și combină condițiile cu ȘI / SAU (sursă, stadiu, tag, agent alocat, tip de comunicare). Lista de filtre depinde de declanșator.

Capcana clasică: pentru un mesaj după vizionare, corect este declanșatorul de comunicare nouă cu filtrul „tip comunicare: vizionare" — NU filtrul „stadiu client: vizionat". Cu filtrul pe stadiu, orice acțiune nouă pe orice client din stadiul vizionat retrimite mesajul. 

4. Adaugă pașii (acțiunile)

Apasă Click aici pentru a adăuga primul pas și alege din Selectează acțiunea; adăugând alți pași construiești secvențe (email imediat → întârziere 3 zile → SMS). Două reguli: Ultimul pas nu poate fi o întârziere, iar ora unei întârzieri rulează în fusul orar al agentului care a creat automatizarea.

5. Activează și monitorizează

Salvează și pornește automatizarea (status activă). Pe automatizările active editarea e blocată — apasă STOP, modifică, repornește. În listă vezi coloanele Finalizate / Eșuate și o descriere generată de AI; butonul EXPLICĂ CU AI rezumă ce face fluxul. Descrierea generată de AI și rezumatul din EXPLICĂ CU AI sunt doar un ajutor de orientare — pot fi incomplete sau greșite. Verifică întotdeauna declanșatorul, filtrele și pașii direct în automatizare, nu te baza doar pe explicație.

O rulare se poate încheia și cu Atenționare: un pas a fost sărit (lead fără telefon, credite SMS epuizate, WhatsApp deconectat, contact personal blocat), dar automatizarea și-a dus restul pașilor la capăt. Nu este o eroare — motivul exact rămâne scris pe rulare.

Verifică declanșatorul și filtrele înainte de a porni: o automatizare fără filtrul potrivit se declanșează la fiecare acțiune nouă de pe lead și poate genera mii de task-uri sau mesaje în câteva minute. Atenție: acțiunile generate de o automatizare nu pot fi șterse. Testează întotdeauna pe un singur lead înainte de a porni automatizarea pentru toată baza.

Declanșatorii disponibili (referință)

• Lead nou creat — orice sursă: manual, formular, portal, import, API.
• Lead existent care scrie din nou (dublat) — tipic pentru a anunța agentul.
• Comunicare nouă adăugată — vizionare, telefon, întâlnire etc.; se filtrează cu „tip comunicare".
• Stadiul lead-ului s-a schimbat — manual sau automat.
• Lead intrat în neglijați — la pragul de zile fără contact setat în Configurări; verificare zilnică, nu în timp real.
• Lead marcat neinteresat.
• Ziua de naștere a clientului — dimineața, în ziua aniversării, dacă data nașterii e completată.
• Datele lead-ului actualizate — tag-uri, telefon, email sau stadiu.
• Document semnat (eSign, complet) — apare în lista din Selectează declanșatorul doar dacă pe contul tău este activ modulul VAUNT eSign (captura de la pasul 2 este făcută pe un cont fără eSign).
• Task creat / Status task schimbat.
• Contract de închiriere care expiră — cu N zile înainte de final.

Pașii disponibili (referință)

• Trimite email — către lead, din șablon de tip Automatizare sau conținut propriu; lead-urile fără email nu primesc.
• Trimite SMS — din șablon SMS de tip Automatizare; consumă credite SMS; lead-urile fără telefon sunt sărite.
• Trimite mesaj WhatsApp — din șablon SMS de tip Automatizare, trimis de pe numărul de WhatsApp al agentului alocat lead-ului. Cere modulul WhatsApp activ pe cont și respectă regula WhatsApp: mesajul pleacă doar către contactele care i-au scris primele agentului. Dacă nu poate fi trimis (lead fără telefon, contact care nu a scris niciodată, sesiune deconectată), pasul este sărit, agentul primește un email cu motivul, iar automatizarea continuă cu pasul următor.
• Întârziere — așteaptă N zile și continuă la o oră fixă; nu poate fi ultimul pas.
• Creează task — pe lead, asignat agentului lead-ului sau unui agent ales.
• Schimbă stadiul — inclusiv către stadiile custom (singura cale de mutare automată într-un stadiu custom).
• Marchează interesat / neinteresat.
• Notificare email către agenți — mesaj intern către agentul lead-ului și/sau alte adrese.
• Notificare push — în aplicația mobilă a agenților selectați.

Șabloanele de email/SMS și câmpurile dinamice

Textele se pregătesc în Documente → Șabloane email / Șabloane SMS, cu Tip template = Automatizare — un șablon de alt tip nu apare în automatizare. În corpul mesajului poți folosi câmpuri dinamice, înlocuite la trimitere: prenumele/numele clientului, numele, telefonul și emailul agentului. În subiectul emailului câmpurile dinamice NU se înlocuiesc. Câmpuri despre task-uri (dată, oră vizionare) nu există momentan.

Broșurile și fișierele se trimit ca link sau buton în email, nu ca atașament (risc de spam).

De pe ce adresă se trimit emailurile?

De pe adresa contului de agent alocat lead-ului (adresa cu care agentul se loghează în VAUNT); dacă lead-ul nu are încă agent, de pe adresa agentului care a creat automatizarea.

Atenție: adresa proprie apare ca expeditor doar dacă domeniul agenției este configurat (DKIM, SPF, DMARC). Până atunci emailurile pleacă de la [email protected], cu numele agentului ca expeditor, iar răspunsurile clienților sunt redirecționate către adresa agentului (reply to). Pașii de configurare sunt în ghidul „Cum trimiți emailuri de pe domeniul companiei (DKIM, SPF, DMARC)".

Conectarea căsuței de email a agentului (CONTURI EMAIL, IMAP/SMTP) nu schimbă expeditorul automatizărilor — sincronizează doar conversațiile agentului în VAUNT.

Cum testezi o automatizare în siguranță?

1. Adaugă-te pe tine ca lead — cu o adresă de email nouă, nefolosită: dacă exiști deja în bază, noua solicitare e dublură și declanșatorul de „lead nou" NU pornește.
2. Parcurge scenariul real (formular, comunicare de vizionare etc.) și verifică ce primești.
3. Urmărește primele zile coloanele Finalizate / Eșuate.

Ține minte: automatizarea se aplică doar acțiunilor de după activare — nu procesează retroactiv. Iar dacă oprești și duplici o automatizare, lead-urile intrate pe varianta veche nu continuă fluxul pe cea nouă.

Cum urmărești rezultatele?

În listă ai Finalizate, Eșuate și Cu atenționări per automatizare, iar în editor tabul Emailuri trimise. Statisticile pe automatizări (trimiteri, rată de deschidere și click) le vezi tot în acest tab.

Trei automatizări recomandate la start

Recomandarea echipei VAUNT pentru fluxul de vânzare:

1. Primul contact: lead nou → email de bun venit (cu broșura ca link).
2. Post-vizionare: comunicare de tip vizionare → SMS de mulțumire cu link către un formular de feedback (ex. Google Form cu 6-7 întrebări).
3. Reactivare: lead intrat în neglijați → email de follow-up.

Se adaugă frecvent: notificarea agentului (email + push) când un lead existent scrie din nou și task-ul automat de „La mulți ani" din declanșatorul de zi de naștere.

Întrebări frecvente

Automatizarea trebuia să trimită după vizionare, dar a trimis SMS-uri către toți clienții dintr-un stadiu. De ce? 

Filtrul a fost „stadiu client: vizionat" în loc de „tip comunicare: vizionare" — cu filtrul pe stadiu, orice acțiune nouă pe clienții din acel stadiu retrimite mesajul.

Automatizarea a generat sute de task-uri greșite. Le pot șterge? 

Nu — acțiunile create de o automatizare nu pot fi șterse. Oprește automatizarea (STOP) și corectează filtrul înainte de a o reporni: dacă vrei un task doar după trimiterea unei oferte, folosește declanșatorul de comunicare nouă cu filtrul tip comunicare: ofertă, nu un declanșator care prinde orice acțiune nouă. De aceea merită să testezi orice automatizare nouă pe un singur lead înainte de a o porni pe toată baza.

Cum fac ca lead-urile cărora le-am trimis o ofertă să apară automat cu statusul „ofertat"?

Folosește declanșatorul de comunicare nouă cu filtrul tip comunicare: ofertă și adaugă pasul Schimbă stadiul, cu „ofertat" ca destinație. Dacă „ofertat" e un stadiu custom, automatizarea e singura cale de mutare automată în el.

De ce lead-urile intrate înainte de activare nu au primit mesajele? 

Automatizările se aplică doar acțiunilor de după activare — nu procesează retroactiv.

Testez cu un formular și automatizarea nu pornește. E stricată? 

Probabil exiști deja ca lead — solicitarea unui contact existent e dublură și „lead nou" nu pornește. Testează cu o adresă de email nouă.

Trebuie să fac câte o automatizare pentru fiecare agent? 

Doar dacă vrei expeditori diferiți — altfel, una singură trimite de pe adresa agentului alocat fiecărui lead (sau de la [email protected], în numele agentului, dacă domeniul agenției nu are DKIM, SPF și DMARC configurate).

Pot trimite automat un email agentului când îi intră un lead duplicat?

Da — creează o automatizare cu declanșatorul Client/Lead Duplicat (lead existent care scrie din nou) și adaugă pasul Notificare email către agenți, care ajunge la agentul alocat lead-ului. Pentru o alertă imediată, adaugă și pasul Notificare push în aplicația mobilă.

Am setat pasul la 16:00 și emailul a ajuns la 22:00. De ce? 

Ora rulează în fusul orar al creatorului automatizării — recreeaz-o de pe un cont din fusul orar corect.

Am activat automatizarea de zi de naștere și task-ul nu apare. 

Task-ul se creează în dimineața zilei de naștere, nu când completezi data nașterii.

Se plătește ceva în plus pentru automatizări?

 Nu — emailurile de automatizare sunt gratuite momentan; SMS-urile consumă creditele SMS ale contului.

Poate mesajul automat să plece pe WhatsApp? 

Da, dacă ai modulul WhatsApp activ pe cont: adaugă pasul Trimite mesaj WhatsApp, care folosește un șablon SMS de tip Automatizare și pleacă de pe numărul agentului alocat lead-ului. Se aplică aceeași regulă ca la trimiterea manuală: mesajul ajunge doar la contactele care i-au scris primele agentului. Când nu se poate trimite, agentul primește un email cu motivul și automatizarea merge mai departe cu pasul următor.

Nu preia câmpurile dinamice în SMS. De ce? 

Verifică sintaxa și că șablonul e de tip Automatizare; câmpurile despre task (dată, oră) nu există. Dacă tot nu merge, contactează suportul.

Unde găsesc automatizările din webinar? 

În galeria de șabloane: Automatizări → CREEAZĂ AUTOMATIZARE.

Automatizarea a mers o vreme și a încetat să trimită. De ce? 

 Verifică statusul (activă / oprită), coloana Eșuate, șablonul de email (imagini lipsă pot bloca trimiterea) și soldul de credite SMS; apoi contactează suportul.

Câte emailuri a trimis automatizarea și cine le-a deschis?

 Vezi tabul Emailuri trimise și statisticile pe automatizări.